L’implementazione di un sistema di cartelle cliniche elettroniche (EHR) non cambia solo il modo in cui uno studio gestisce le pratiche, ma rimodella il modo in cui i medici fanno diagnosi, documentano e comunicano. Dalla presa in carico del paziente al follow-up, i sistemi EHR hanno un impatto diretto sui flussi di lavoro clinici, sulle decisioni diagnostiche e sul tempo dedicato ai pazienti.
L‘implementazione dell’EHR si riferisce al processo di transizione dalla tradizionale cartella clinica cartacea a un sistema elettronico completamente integrato per la gestione dei dati dei pazienti. Per gli studi medici privati, l’implementazione dell’EHR è un cambiamento fondamentale che influisce sui flussi di lavoro, sulle relazioni con i pazienti e sulle operazioni quotidiane. Un piano di implementazione dell’EHR ben progettato può snellire le attività amministrative, migliorare l’assistenza ai pazienti e aumentare l’efficienza complessiva dello studio.
Tuttavia, il processo non è privo di sfide. Un sondaggio Sermo mostra che il 65% dei medici ritiene che gli EHR portino a risultati migliori per i pazienti, mentre il 35% è meno convinto della loro efficacia. I medici esprimono una serie di opinioni sui sistemi EHR, dalla frustrazione per le curve di apprendimento ripide e l’aumento dell’amministrazione all’apprezzamento per il modo in cui gli EHR centralizzano i dati per migliorare il processo decisionale. Uno psichiatra statunitense e membro di Sermo sottolinea la loro frustrazione: “I lunghi orari di lavoro sono stati peggiorati da chi ha imposto l’Electronic Health Record, che ha trasformato i medici in addetti all’inserimento dei dati”. Altri problemi degli EHR sono l’affaticamento degli occhi e il mal di testa, i costi giganteschi di avviamento e i costi annuali continui”.
D’altra parte, un fisiatra venezuelano scrive: “Permette un facile accesso ovunque e una migliore raccolta di dati su tutto, se il paziente soffre di una patologia che richiede la revisione e la gestione da parte di diverse specialità”.
Questa guida fornisce una tabella di marcia dettagliata per passare a un nuovo sistema di cartelle cliniche elettroniche, affrontare le sfide del processo e massimizzare i benefici per i medici e i pazienti.
Passaggio da cartelle cartacee a un sistema EHR
Il passaggio dalle cartelle cartacee a un sistema EHR o l’aggiornamento a un nuovo EHR è un passo importante per modernizzare uno studio e migliorare la gestione delle informazioni sanitarie.
Un medico generico su Sermo riassume bene la questione, dicendo: “L’implementazione di un EHR è un passo complesso ma necessario per migliorare l’assistenza sanitaria. In Messico, i problemi attuali includono la perdita di documenti a causa della disorganizzazione, che porta a ritardi nelle informazioni e a trattamenti inappropriati. Inoltre, l’implementazione di un EHR presenta sfide quali la garanzia di una solida sicurezza e riservatezza dei dati, che attualmente non esiste”.
Prima che i responsabili delle decisioni si liberino degli schedari dei pazienti, un piano di implementazione strutturato è essenziale per una transizione senza problemi a un sistema EHR.
Prepara un piano di transizione
I responsabili dell’EHR devono iniziare a definire gli obiettivi della loro organizzazione per l’implementazione di un sistema di cartelle cliniche elettroniche. L’obiettivo è quello di semplificare la programmazione? Migliorare la comunicazione con gli specialisti? Migliorare l’accuratezza della fatturazione? Un piano di transizione chiaro aiuta a stabilire le tempistiche, ad allocare le risorse e a prepararsi a potenziali interruzioni delle operazioni quotidiane del sistema di cartelle cliniche. Per passare a un nuovo sistema EHR occorrono almeno 60-120 giorni e le transizioni su larga scala possono richiedere anche anni.
Per chi non è alla guida del cambiamento, assicurati di essere allineato con gli obiettivi e il piano di transizione stabilito dalla tua organizzazione, in modo da sapere cosa aspettarti.
Comunicare il piano al personale
Gli operatori sanitari che guidano il cambiamento devono costruire una timeline del sistema EHR e gli obiettivi devono essere comunicati chiaramente a tutto il personale, compresi infermieri e medici. Organizza riunioni introduttive e di follow-up per condividere la tua visione del sistema EHR e i vantaggi che ne deriveranno per il personale e i pazienti.
Le transizioni EHR richiedono un project manager che tenga sotto controllo le attività e responsabilizzi le parti interessate. Mentre gli sviluppatori e gli analisti IT si occupano dell’impostazione tecnica, i consulenti del reparto svolgono un ruolo fondamentale nel garantire l’allineamento del sistema ai flussi di lavoro clinici reali.
I medici non direttamente coinvolti nell’implementazione possono prendere in considerazione l’idea di diventare superutenti per avere un vantaggio nell’apprendimento del nuovo sistema ed essere i primi a fornire un feedback. I superutenti sono i primi a testare il nuovo sistema quando viene implementato e il loro contributo aiuta a definire i modelli, i protocolli di scelta rapida e gli strumenti di documentazione che influiscono sull’erogazione quotidiana delle cure. Le linee di comunicazione aperte incoraggiano il feedback e favoriscono l’adozione, riducendo la resistenza degli utenti al cambiamento.
Decidere quali dati devono essere digitalizzati
Non tutte le informazioni contenute nelle cartelle cliniche cartacee di uno studio devono essere digitalizzate. La maggior parte dei sistemi di scambio di informazioni sanitarie (HIE), come gli EHR, ospitano questi tipi di anamnesi:
- Condizioni croniche
- Farmaci attuali
- Ordini di laboratorio
- Risultati clinici
- Immunizzazioni
- Sorveglianza sindromica
- Dati sulla salute pubblica
- Note di avanzamento e documentazione (come trascrizioni, note di riepilogo dell’assistenza, note di EMT/1° soccorritore, ecc.)
- Riferimenti dei pazienti
- Informazioni elettroniche sulle prescrizioni e sulle ricariche
- Riassunti della dimissione
I direttori di progetto devono concentrare i primi sforzi per dare priorità ai dati essenziali dei pazienti per l’implementazione della cartella clinica elettronica. Negli Stati Uniti, l’HIPAA richiede l’archiviazione delle cartelle cliniche per un minimo di sei anni dalla data dell’ultimo trattamento; le cartelle dei lavoratori devono essere conservate ancora più a lungo. Le cartelle cliniche possono essere archiviate in sede o fuori sede, tenendo conto dell’accessibilità del personale e dei requisiti di sicurezza. Questi passaggi sono fondamentali per mantenere la privacy del paziente.
Mappare i flussi di lavoro del tuo studio
I responsabili del sistema EHR devono capire come funzionano l’accettazione dei pazienti, la fatturazione e i follow-up nell’attuale processo dell’organizzazione sanitaria, per poi pianificare come saranno organizzati nell’EHR. La maggior parte dei sistemi EHR consente la personalizzazione per assicurarsi che il sistema si allinei con le esigenze specifiche dello studio, ottimizzando l’efficienza e il supporto alle decisioni cliniche, quindi è fondamentale che ogni reparto stabilisca chiaramente come i propri standard di procedura debbano essere tracciati nell’EHR.
Formare il personale all’uso dello strumento EHR
Sia i medici che il personale amministrativo hanno bisogno di qualche settimana per imparare la navigazione del sistema, i protocolli di inserimento dati e le tecniche di risoluzione dei problemi del software EHR. Sfrutta le sessioni di formazione fornite dal fornitore per assicurarti che il tuo team si senta sicuro e capace, poi fai delle esercitazioni per valutare l’attitudine. Una formazione adeguata è fondamentale per il successo dell’adozione da parte del team, per garantire che i medici siano ben equipaggiati per utilizzare il nuovo sistema e per evitare scenari in cui un medico trascorra il tempo durante la consultazione di un paziente a smanettare nel sistema, invece di concentrarsi sulle esigenze del paziente e creare un rapporto.
Decidi cosa fare con i documenti cartacei
Per i documenti che non saranno digitalizzati e che devono rimanere in formato cartaceo (ad esempio, i documenti legali), i responsabili EHR devono stabilire un sistema di archiviazione semplificato. Prendi in considerazione la possibilità di scannerizzare i documenti più vecchi e di scarso accesso in un archivio, in modo da ridurre lo stoccaggio fisico e aumentare l’accessibilità in caso di necessità. Crea un documento di procedura standard (SOP) che indichi quando il personale deve distruggere i file cartacei.
Le 5 fasi dell’implementazione dell’EHR
L’implementazione di un sistema EHR segue fasi prevedibili, ognuna delle quali presenta sfide e opportunità uniche. Ecco cosa aspettarsi in un tipico processo di implementazione di un sistema EHR:
Fase 1: pianificazione e preparazione
Le organizzazioni sanitarie, come i grandi ospedali e i sistemi sanitari, possono aspettarsi di pagare una media di 1.200 dollari per utente all’anno per i sistemi EHR. Tuttavia, i piccoli studi medici indipendenti spesso devono affrontare costi per utente significativamente più elevati, rendendo l’adozione dell’EHR più impegnativa dal punto di vista finanziario. Gli studi più grandi possono anche beneficiare di economie di scala, che riducono il loro costo per utente rispetto alle organizzazioni più piccole. Oltre ai costi di licenza del software e agli aggiornamenti dell’hardware, altri costi dell’EHR che dovresti prevedere sono i nuovi strumenti di sicurezza, l’archiviazione e il backup dei dati, i costi di interoperabilità, i servizi di implementazione, la formazione del personale e le spese di rinnovo annuale delle licenze.
In termini di tempistica, l’implementazione può richiedere dai 2 ai 4 mesi, mentre per le transizioni di grandi ospedali è necessario molto più tempo. In questo esempio, il Trinity Health ha impiegato anni di pianificazione e 18 mesi di coordinamento per effettuare una transizione EHR.
Inizia con una valutazione delle esigenze. Delinea i requisiti del tuo studio, fai una ricerca sui sistemi e sugli strumenti EHR e definisci un budget. Questa fase è fondamentale per stabilire obiettivi e tempi realistici per i tuoi sistemi informatici. Una buona strategia di implementazione tiene conto della scalabilità e della conformità alle normative sulla privacy, come l’HIPAA.
Fase 2: Selezione e personalizzazione del sistema
Il tempo necessario per esaminare e scegliere un EHR è in genere di 12 settimane per la maggior parte delle organizzazioni, quasi il doppio per le grandi cliniche o gli ospedali. La scelta del software EHR giusto non si limita alla selezione delle caratteristiche: si tratta di trovare un sistema che si allinei con i flussi di lavoro del tuo studio e che offra una solida funzionalità.
Quando scegli un fornitore di EHR, dai la priorità a quelli specializzati nel tuo mercato. I programmi di nicchia offrono funzioni più rilevanti rispetto a quelli generici, riducendo le esigenze di personalizzazione e i costi di sviluppo. Una volta scelto, collabora con il fornitore per personalizzare i modelli, le interfacce utente e i cruscotti di reportistica in base alle esigenze specifiche del tuo studio, ottimizzando la cura e la sicurezza del paziente.
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Fase 3: Migrazione e preparazione dei dati
Garantire una transizione senza soluzione di continuità preparando accuratamente i dati legacy (ovvero le informazioni sanitarie dei pazienti raccolte e archiviate nel sistema precedente). Sviluppare protocolli per migrare in modo sicuro le informazioni critiche dei pazienti nel nuovo sistema, mantenendone l’accuratezza.
Le fasi principali della migrazione dei dati EHR:
- Identificare i dati essenziali
Concentrati sulle cartelle cliniche ad alta priorità: diagnosi, esami di laboratorio, imaging, farmaci, allergie e note di visita. - Pulire e verificare i dati
Assicurare l’accuratezza, rimuovere i duplicati e correggere le voci obsolete prima del trasferimento. - Mappa i campi dei dati
Allinea i vecchi record con il formato e i campi del nuovo sistema EHR. - Trasferimento e test
Importa i dati puliti e verifica che vengano visualizzati correttamente nel nuovo sistema. - Convalida con gli utenti clinici
I medici e il personale dovrebbero esaminare un campione di dati migrati per individuare gli errori e confermare l’usabilità.
Se ti senti sopraffatto, affidati a uno specialista IT per evitare perdite di dati o problemi di configurazione durante questa fase cruciale.
Fase 4: Formazione e adozione da parte degli utenti
La mancanza di formazione è un motivo comunemente citato per cui gli operatori sanitari si sentono sopraffatti dai nuovi sistemi EHR. La formazione basata sui ruoli assicura che il personale amministrativo, i medici e gli assistenti sanitari comprendano come il sistema si adatta alle loro funzioni. Organizza riunioni di formazione frontali e poi fai dei check-in trimestrali per rivedere gli aggiornamenti e i nuovi casi d’uso. La presenza di una formazione e di una documentazione chiare favorisce l’adesione del team e riduce le resistenze.
Prima di andare in onda, dovresti avere una chiara tabella di marcia del processo.
- Procedure di test del sistema (pre e post implementazione)
- Linee guida per la comunicazione al paziente (compresi i tempi di inattività previsti)
- Programmazione del personale, compresi gli straordinari necessari o il personale temporaneo.
- Modifiche agli appuntamenti e alla programmazione
- Procedure di segnalazione per la valutazione del sistema e del progetto (fare riferimento alla fase 8)
- Strategie di comunicazione in studio (ad esempio, annunci in bacheca)
- Verifica della velocità e dell’affidabilità della rete
- Protocolli di backup dei dati
Fase 5: avvio e post-implementazione
La fase di go-live è il momento in cui il passaggio all’EHR scelto è ufficiale. È necessario disporre di canali di supporto tecnico dedicati per affrontare tempestivamente i problemi. Il monitoraggio post-implementazione ti aiuta a ottimizzare il sistema, monitorandone l’efficacia e raccogliendo il feedback degli utenti.
Ecco come monitorare l’efficacia dell’implementazione dell’EHR:
- Produzione di pazienti: Registra il numero di pazienti visitati per valutare l’efficienza del sistema.
- Soddisfazione dei pazienti: Indaga sui pazienti per valutare la loro soddisfazione in merito alla qualità delle cure ricevute.
- Soddisfazione dei medici: Indagine sui medici per valutare l’adozione del sistema e l’efficacia della formazione.
- Tassi di errore nei dati: Analizza i tassi di errore nell’inserimento dei dati per determinarne la qualità e l’accuratezza.
- Valutare la produttività del personale: Osserva i cambiamenti nei tempi di completamento delle attività amministrative e l’efficienza generale del flusso di lavoro.
- Monitorare il coinvolgimento dei pazienti: Valuta metriche come l’adesione agli appuntamenti, l’utilizzo del portale e il feedback dei pazienti sulle interazioni digitali.
- Traccia i costi correnti: Misura la formazione, il rinnovo annuale e i costi tecnici di mantenimento dell’EHR.
- Traccia le performance finanziarie: Analizza i cicli di fatturazione, i dinieghi delle richieste di risarcimento e la crescita complessiva dei ricavi per identificare il ritorno finanziario rispetto ai costi di implementazione.
I principali vantaggi dell’implementazione di un sistema EHR come medico
L’adozione di un sistema di cartelle cliniche elettroniche offre notevoli vantaggi per i medici e per l’assistenza ai pazienti.
In un recente sondaggio Sermo abbiamo chiesto ai medici: “Hai visto casi specifici in cui gli EHR ti hanno aiutato?”. Il fatto di avere tutte le informazioni sanitarie necessarie, come i risultati di laboratorio, in un unico posto rappresenta il 37% dei voti dei medici, mentre la risoluzione dei conflitti tra i farmaci prescritti rappresenta il 23%. Il fatto che le informazioni necessarie siano disponibili anche quando il paziente non è cosciente rappresenta il 20%, mentre il 17% dei medici ha dichiarato che l’EHR ha aiutato a formulare una diagnosi.
Di seguito sono elencati i principali vantaggi:
Flussi di lavoro ottimizzati
I sistemi EHR semplificano la gestione dello studio medico automatizzando attività come la registrazione dei pazienti, la programmazione, la codifica, la fatturazione e la gestione delle richieste di rimborso. In questo modo si riducono il tempo e le risorse impiegate per le pratiche manuali, la trascrizione e la gestione delle cartelle cliniche. In definitiva, il sistema EHR potrebbe liberare il tempo dei medici per concentrarsi sui risultati dei pazienti, riducendo i colli di bottiglia.
Miglioramento dell’assistenza e della fidelizzazione dei pazienti
La funzionalità di un solido software EHR ha un impatto significativo sull’assistenza ai pazienti. L’accesso a cartelle cliniche centralizzate e aggiornate consente di effettuare diagnosi informate e accurate, ad esempio identificando potenziali interazioni tra farmaci, tendenze di laboratorio anomale o esami in ritardo, migliorando la fiducia dei pazienti e i risultati.
Come scrive un medico di base su Sermo, “La registrazione elettronica dei dati del paziente è vantaggiosa per il paziente e per il medico, perché quando un paziente si consulta, la sua cartella clinica viene visualizzata rapidamente e si conoscono già le informazioni sanitarie precedenti sul paziente, che devono essere sempre note quando si presenta al consulto”. Questo è fondamentale per l’assistenza medica”.
Avere questi dati clinici a portata di mano aiuta a fare riferimenti più pertinenti e a coordinare le cure, aumentando ulteriormente la soddisfazione e il tasso di fidelizzazione dei pazienti.
Risparmio di tempo grazie alla gestione semplificata dei dati dei pazienti
Gli EHR consolidano i dati e li presentano in formati più fruibili, consentendo ai medici di risparmiare tempo prezioso che altrimenti verrebbe speso a spulciare gli appunti. A questo proposito, un pediatra di Sermo sottolinea l’importanza dei sistemi di informazione sanitaria: “È davvero un ottimo strumento perché conserva i dati e la storia del paziente in modo organizzato”.
Sono stati segnalati numerosi vantaggi dell’EHR, tra cui il miglioramento della comunicazione e dello scambio di informazioni, nonché la riduzione degli errori tra il personale medico. Il personale ha anche parlato di una migliore leggibilità delle note, di un maggiore accesso, dell’uso di modelli e di una maggiore comunicazione e velocità. Il risultato? Consultazioni più rapide e riduzione del tempo dedicato all’analisi dei sintomi o alla diagnosi di trattamenti ridondanti.
Riduzione dei costi di manutenzione e funzionamento
Gli ospedali dotati di sistemi di cartelle cliniche elettroniche (EHR) beneficiano di una riduzione dei costi operativi, in particolare quando le funzionalità EHR sono complete. Uno studio che ha analizzato i dati di 1.596 ospedali statunitensi tra il 2016 e il 2019 ha rilevato che livelli crescenti di funzionalità EHR sono associati a riduzioni significative dei costi operativi ospedalieri, in particolare negli ospedali urbani. Il risparmio sui costi è stato di circa lo 0,14% per ogni funzione EHR aggiuntiva implementata, con riduzioni dovute principalmente alla diminuzione dei costi generali/ancillari e ambulatoriali. Lo studio suggerisce che le efficienze operative introdotte dalle funzionalità avanzate dell’EHR, come il miglioramento della documentazione clinica e il supporto alle decisioni, contribuiscono a ridurre le spese, anche se questo effetto non è stato osservato negli ospedali rurali.
Un sistema digitale integrato elimina anche la necessità di costosi magazzini fisici e moduli cartacei, riducendo i costi nel tempo. Questo è un vantaggio significativo per i grandi studi privati e le organizzazioni sanitarie.
Aumento delle entrate
L’implementazione dell’EHR può accelerare i flussi di lavoro, migliorare l’accuratezza della fatturazione, snellire le richieste e accelerare i rimborsi grazie all’automazione. Molti studi medici riportano un aumento delle entrate, nondovuto a un maggior numero di visite dei pazienti, ma a una migliore documentazione, a una migliore acquisizione degli addebiti e a una maggiore fatturazione dei servizi accessori. Riducendo gli errori e le inefficienze, gli EHR aiutano a prevenire la perdita di entrate e a sostenere una crescita più sostenibile dello studio…
Riduzione del carico di lavoro del personale
In generale, il 58% dei medici intervistati afferma che gli EHR hanno avuto un effetto positivo sull’equilibrio tra lavoro e vita privata. Le routine automatizzate e i flussi di lavoro ottimizzati riducono l’onere amministrativo del personale, riducendo il tempo necessario per la codifica, la fatturazione e la compilazione delle cartelle cliniche.
Potenziali sfide e strategie di mitigazione
Uno studioincrociato sulle implementazioni di sistemi EHR rivela una serie di sfide affrontate da medici, personale e organizzazioni nel loro complesso. Ecco come affrontare gli ostacoli più comuni per gli operatori sanitari:
Capacità tecniche
Un hardware obsoleto o la mancanza di competenze informatiche possono ostacolare l’implementazione di un EHR. Un neurologo sottolinea le difficoltà nell’implementazione di un EHR su Sermo, dicendo: “Ogni volta che aggiornano per risolvere un bug, l’aggiornamento finisce per crearne altri due. Non aiuta il fatto che i nostri desktop siano antichi”.
Le strategie di mitigazione includono l’investimento in hardware moderno e l’assunzione di un supporto informatico esterno. Uno psichiatra spiega su Sermo: “Gli esperti IT hanno sottolineato la necessità di apparecchiature e connettività ridondanti; piani di ripristino di emergenza e procedure di inattività; un’adeguata sicurezza del sistema; un monitoraggio appropriato del sistema per rilevare guasti o usi impropri; e soluzioni di backup come computer autonomi e documentazione cartacea”. I parametri di cui sopra forniscono un piano di emergenza per evitare e gestire i guasti dell’EHR”. Si tratta di un aspetto fondamentale per i sistemi informativi degli ospedali, che rende più accessibile l’intero sistema EHR.
Costi di implementazione dell’EHR
Il piano di implementazione dell’EHR deve tenere conto di costi iniziali significativi. Secondo OmniMD, per i piccoli studi medici i costi medi di implementazione iniziali vanno da 20.000 a 65.000 dollari. Le cliniche di medie dimensioni hanno in genere costi iniziali tra i 65.000 e i 200.000 dollari. I grandi ospedali o i sistemi di livello enterprise devono affrontare costi iniziali che vanno da 200.000 a 650.000 dollari e, in alcuni casi, si parla di budget multimilionari per sistemi importanti come Epic.
Senza considerare i costi di gestione corrente. Tuttavia, i risparmi a lungo termine sui costi operativi e l’aumento del volume dei clienti compensano i costi iniziali. Sfrutta le opzioni di finanziamento specifiche del settore per alleggerire l’onere finanziario.
Resistenza dell’utente
I ricercatori britannici hanno individuato come potenziali conseguenze un calo del morale del personale e il burnout dei medici. Sebbene il meccanismo preciso che collega l’EHR al burnout non sia ancora chiaro, i fattori che vi contribuiscono includono un maggiore onere di documentazione, un maggiore impegno di tempo, difficoltà di utilizzo e stanchezza generale. Si tratta di una preoccupazione significativa per l’adozione dell’EHR.
Il 70% dei medici intervistati ha sperimentato un eccessivo tempo trascorso sullo schermo dell’EHR che ha provocato stanchezza o burnout. Tuttavia, la resistenza all’implementazione dell’EHR spesso deriva dalla paura del cambiamento. Il raggiungimento dell’uso significativo del sistema EHR richiede l’adesione degli utenti e l’incoraggiamento delle parti interessate e la personalizzazione dei sistemi garantisce la pertinenza, attenuando la resistenza.
Interruzione del flusso di lavoro
La transizione è inevitabilmente disastrosa e l’adattamento da parte dei medici o del personale può richiedere molto tempo.
Come commenta un oftalmologo e membro di Sermo, “Abbiamo davvero creato un Frankenstein moderno con la maggior parte dei medici incatenati a un desktop, a un laptop o a un iPad che cercano di utilizzare sistemi che non sono in grado di fare quello che facciamo noi medici. Lo stato attuale dell’EHR è tristemente inadeguato. Il sistema rende le note più belle, migliora la leggibilità, inserisce una grande quantità di informazioni non necessarie nella cartella clinica e soddisfa i mandati del governo e delle compagnie assicurative. Detto questo, penso che ci sia un grande potenziale per diventare uno strumento utile per i medici, ma dobbiamo dire all’IT ciò di cui abbiamo bisogno, non il contrario. Uso diversi EHR e gli darei al massimo una valutazione “C”. Sono macchinosi, complicati e richiedono molto tempo”.
Pianificare un rollout graduale e assegnare gli stakeholder chiave per ogni fase dell’implementazione (come elencato sopra) riduce al minimo i tempi di inattività e garantisce operazioni più fluide durante le fasi di go-live. Una volta in funzione, stabilire dei cicli di feedback e delle SOP per l’utilizzo è fondamentale per l’inserimento di nuovi utenti e per ridurre al minimo l’affaticamento degli utenti attuali.
Esigenze di formazione
Circa l’80% del personale medico del reparto di chirurgia orale e maxillo-facciale di questo ospedale ha dichiarato di non aver ricevuto una formazione sufficiente per l’implementazione dell’EHR. Risolvi le lacune formative programmando sessioni brevi e frequenti basate sui ruoli e raccogliendo il feedback degli utenti durante ogni fase dell’implementazione. Le aziende produttrici di EHR di solito offrono portali di apprendimento e risorse personalizzate per il tuo sistema. Per una formazione più avanzata, prendi in considerazione l’assunzione di consulenti per la formazione sull’EHR.
Problemi di privacy
La privacy e la sicurezza sono aspetti fondamentali per qualsiasi sistema informativo sanitario. I malfunzionamenti dell’EHR possono portare a violazioni dei dati o impedire l’accesso alle informazioni dei pazienti in caso di disastri naturali o interruzioni di corrente, se non si effettua un backup e una manutenzione adeguati.
Prima di implementare i sistemi EHR, cerca di fare chiarezza sulle tutele della privacy e sui protocolli integrati nel nuovo sistema per affrontare efficacemente questi problemi. Segui protocolli come le linee guida HIPAA, i sistemi criptati e l’autenticazione a più fattori per salvaguardare i dati dei pazienti.
Conclusione
L’implementazione dell’EHR è indubbiamente complessa, ma un’adozione di successo può trasformare uno studio privato in un’organizzazione più efficiente e incentrata sul paziente. Passi fondamentali come la pianificazione, la formazione e il monitoraggio possono mitigare le sfide, assicurando che il tuo studio raccolga tutti i benefici del passaggio alla cartella clinica elettronica. Per i medici, la tua voce clinica è essenziale per definire i modelli, formare i flussi di lavoro e ottimizzare l’esperienza dell’utente. Un impegno precoce può ridurre gli attriti e aumentare il successo dell’adozione.
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Punti di forza
- L’implementazione di un sistema EHR non è un processo plug-and-play, ma una trasformazione completa e graduale. Ogni fase (dalla pianificazione alla scelta del fornitore, dalla formazione all’ottimizzazione post-lancio) richiede una pianificazione accurata e un profondo coordinamento organizzativo. Saltare le fasi o non investire nel coinvolgimento degli utenti può portare a disfunzioni a lungo termine o al fallimento del sistema.
- Sebbene i sistemi EHR promettano una gestione semplificata dei dati, una migliore assistenza ai pazienti e una riduzione degli oneri amministrativi, molti medici riferiscono che i sistemi attuali non sono all’altezza. I punti dolenti sono la scarsa usabilità, l’aumento del tempo di visualizzazione, la manutenzione costosa e le interfacce poco intuitive. Un EHR di successo deve essere progettato in base alle esigenze cliniche, non a liste di controllo burocratiche.
- Gli studi professionali di piccole, medie e grandi dimensioni hanno esigenze diverse in materia di EHR. La personalizzazione, l’integrazione, la formazione, la scalabilità e l’infrastruttura di supporto sono fondamentali nella scelta del fornitore giusto. Le recensioni dei migliori strumenti per ogni segmento aiutano gli studi professionali a scegliere un sistema che sia davvero adatto alle loro dimensioni e alle loro esigenze.
- Che si tratti di guidare il cambiamento o di fornire consulenza per l’integrazione, i medici possono trarre vantaggio dalla conoscenza di base delle fasi di implementazione e dei problemi comuni a cui prestare attenzione.
