EHR-Implementierung und -Umstellung: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ärzte

Die Einführung eines elektronischen Patientendatensystems (EHR) verändert nicht nur die Art und Weise, wie eine Praxis Akten verwaltet, sondern auch, wie Ärzte diagnostizieren, dokumentieren und kommunizieren. Von der Patientenaufnahme bis zur Nachsorge wirken sich EHRs direkt auf klinische Arbeitsabläufe, diagnostische Entscheidungen und Ihre Zeit mit den Patienten aus.

Der Begriff EHR-Implementierung bezieht sich auf den Prozess der Umstellung von herkömmlichen papierbasierten Krankenakten auf ein vollständig integriertes, elektronisches System zur Verwaltung von Patientendaten. Für Privatpraxen ist die EHR-Implementierung ein grundlegender Wandel, der sich auf Arbeitsabläufe, Patientenbeziehungen und den täglichen Betrieb auswirkt. Ein gut durchdachter EHR-Implementierungsplan kann administrative Aufgaben rationalisieren, die Patientenversorgung verbessern und die Gesamteffizienz Ihrer Praxis steigern.

Der Prozess ist jedoch nicht ohne Herausforderungen. Eine Sermo-Umfrage zeigt, dass 65% der Ärzte glauben, dass EHRs zu besseren Patientenergebnissen führen, während 35% von ihrer Wirksamkeit weniger überzeugt sind. Ärzte äußern eine Reihe von Meinungen zu EHR-Systemen, von ihrer Frustration über die steilen Lernkurven und den erhöhten Verwaltungsaufwand bis hin zur Wertschätzung dafür, wie EHRs Daten für eine bessere Entscheidungsfindung zentralisieren. Ein US-amerikanischer Psychiater und Sermo-Mitglied bringt seine Frustration wie folgt auf den Punkt: „Die langen Arbeitszeiten wurden durch diejenigen verschlimmert, die die elektronische Patientenakte eingeführt haben, wodurch Ärzte zu Dateneingabearbeitern wurden. Andere Probleme mit EHRs sind Augenbelastung/Kopfschmerzen, gigantische Anlaufkosten und laufende jährliche Kosten.“

Auf der anderen Seite schreibt ein Physiologe aus Venezuela: „Es ermöglicht einen einfachen Zugriff von überall und eine bessere Sammlung von Daten über alles, wenn der Patient an einer Pathologie leidet, die eine Überprüfung und Behandlung durch verschiedene Fachrichtungen erfordert.“

Dieser Leitfaden bietet einen detaillierten Fahrplan für die Umstellung auf ein neues elektronisches Patientendatensystem, die Bewältigung der damit verbundenen Herausforderungen und die Maximierung der Vorteile für Ärzte und Patienten.

Umstellung von Papierakten auf ein EHR

Die Umstellung von Papiertabellen auf ein EHR-System oder ein Upgrade auf ein neues EHR-System ist ein wichtiger Schritt zur Modernisierung einer Praxis und zur Verbesserung der Verwaltung von Gesundheitsinformationen.

Ein Hausarzt auf Sermo fasst es gut zusammen: „Die Einführung eines EHR ist ein komplexer, aber notwendiger Schritt zur Verbesserung der Gesundheitsversorgung. In Mexiko gibt es derzeit Probleme mit verlorenen Unterlagen aufgrund von Desorganisation, was zu verzögerten Informationen und unangemessenen Behandlungen führt. Außerdem bringt die Einführung eines EHR Herausforderungen mit sich, wie z.B. die Gewährleistung einer robusten Datensicherheit und Vertraulichkeit, die derzeit nicht gegeben ist.“

Bevor die Entscheidungsträger die Patientenaktenschränke ausräumen, ist ein strukturierter Implementierungsplan für einen reibungslosen Übergang zu einem EHR-System unerlässlich.

Erstellen Sie einen Übergangsplan

EHR-Führungskräfte müssen zunächst die Ziele ihrer Organisation für die Einführung eines elektronischen Patientendatensystems definieren. Ist es das Ziel, die Terminplanung zu rationalisieren? Bessere Kommunikation mit Spezialisten? Bessere Abrechnungsgenauigkeit? Ein klarer Umstellungsplan hilft bei der Festlegung von Zeitplänen, der Zuweisung von Ressourcen und der Vorbereitung auf mögliche Unterbrechungen im täglichen Betrieb Ihres Datensystems. Die Umstellung auf ein neues EHR-System dauert mindestens 60 bis 120 Tage, bei umfangreichen Umstellungen kann es sogar Jahre dauern, bis es richtig läuft.

Diejenigen, die den Wandel nicht anführen, sollten sich mit den Zielen und dem Übergangsplan Ihres Unternehmens vertraut machen, damit sie wissen, was sie erwartet.

Kommunizieren Sie den Plan an die Mitarbeiter

Die Akteure des Gesundheitswesens, die den Wandel anführen, müssen einen Zeitplan für das EHR erstellen, und die Ziele sollten allen Mitarbeitern, einschließlich Krankenschwestern und Ärzten, klar vermittelt werden. Halten Sie Einführungs- und Folgetreffen ab, um Ihre Vision für das EHR-System zu erläutern und zu erklären, wie es sowohl dem Personal als auch den Patienten zugute kommen wird.

EHR-Umstellungen erfordern einen Projektmanager, der dafür sorgt, dass die Aufgaben auf dem richtigen Weg sind und die Beteiligten zur Verantwortung gezogen werden. Während IT-Entwickler und Analysten für die technische Einrichtung zuständig sind, spielen die Befürworter in den Abteilungen eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass das System mit den tatsächlichen klinischen Arbeitsabläufen übereinstimmt.

Ärzte, die nicht direkt an der Implementierung beteiligt sind, können in Erwägung ziehen, Superuser zu werden, um das neue System schneller kennenzulernen und als Erste Feedback zu geben. Superuser sind frühe Anwender, die das neue System als erste testen, wenn es eingeführt wird. Ihr Beitrag hilft bei der Gestaltung von Vorlagen, Abkürzungsprotokollen und Dokumentationstools, die sich auf die tägliche Pflege auswirken. Offene Kommunikationswege fördern das Feedback und die Akzeptanz und verringern den Widerstand der Benutzer gegen Veränderungen.

Entscheiden Sie, welche Daten Sie digitalisieren möchten

Nicht alle Informationen in den Papierakten einer Praxis müssen digitalisiert werden. Die meisten Systeme für den Informationsaustausch im Gesundheitswesen (HIE), wie z.B. elektronische Patientenakten, enthalten diese Arten von Krankengeschichten:

• Chronische Erkrankungen
• Aktuelle Medikamente
• Laboraufträge
• Klinische Ergebnisse
• Impfungen
• Syndromische Überwachung
• Daten zur öffentlichen Gesundheit
• Verlaufsnotizen und Dokumentation (z. B. Abschriften, Pflegezusammenfassungen, Notizen von Rettungssanitätern usw.)
• Überweisungen von Patienten
• Elektronische Verschreibungs- und Nachfüllinformationen
• Zusammenfassungen zur Entlassung

Projektleiter müssen sich frühzeitig darauf konzentrieren, die wichtigsten Patientendaten für die Implementierung der elektronischen Gesundheitsakte zu priorisieren. In den USA schreibt der HIPAA vor, dass Krankenakten mindestens sechs Jahre ab dem Datum der letzten Behandlung aufbewahrt werden müssen; Krankenakten von Arbeitnehmern müssen sogar noch länger aufbewahrt werden. Die Akten können vor Ort oder außerhalb des Unternehmens aufbewahrt werden, wobei die Zugänglichkeit für das Personal und die Sicherheitsanforderungen zu berücksichtigen sind. Diese Schritte sind der Schlüssel zur Wahrung der Privatsphäre der Patienten.

Planen Sie die Arbeitsabläufe in Ihrer Praxis

EHR-Systemmanager müssen verstehen, wie die Patientenaufnahme, die Rechnungsstellung und die Nachuntersuchungen im aktuellen Prozess der Gesundheitsorganisation ablaufen, und dann planen, wie sie im EHR abgebildet werden sollen. Die meisten EHRs ermöglichen eine individuelle Anpassung, um sicherzustellen, dass das System auf die spezifischen Bedürfnisse der Praxis abgestimmt ist und die Effizienz und klinische Entscheidungsunterstützung optimiert. Daher ist es wichtig, dass jede Abteilung klar festlegt, wie ihre Verfahrensstandards im EHR abgebildet werden müssen.

Schulung des Personals zur Verwendung des EHR-Tools

Sowohl Ärzte als auch Verwaltungspersonal benötigen einige Wochen, um die Systemnavigation, Dateneingabeprotokolle und Techniken zur Fehlerbehebung für die EHR-Software zu erlernen. Nutzen Sie die vom Anbieter angebotenen Schulungen, um sicherzustellen, dass sich Ihr Team sicher und kompetent fühlt, und führen Sie anschließend Praxistests durch, um die Eignung zu prüfen. Eine ordnungsgemäße Schulung ist für die erfolgreiche Einführung im Team von entscheidender Bedeutung. Sie stellt sicher, dass die Ärzte für die Nutzung des neuen Systems gut gerüstet sind und verhindert Szenarien, in denen ein Arzt während einer Patientenkonsultation Zeit damit verbringt, sich durch das System zu wühlen, anstatt sich auf die Bedürfnisse des Patienten zu konzentrieren und eine Beziehung aufzubauen.

Entscheiden Sie, was mit Papierunterlagen geschehen soll

Für Unterlagen, die nicht digitalisiert werden und in Papierform bleiben müssen (z.B. juristische Dokumente), müssen die Verantwortlichen für die elektronische Patientenakte ein rationalisiertes Ablagesystem einrichten. Ziehen Sie in Erwägung, ältere Unterlagen, auf die nur selten zugegriffen wird, in ein Archiv zu scannen, um die physische Lagerung zu reduzieren und gleichzeitig den Zugriff bei Bedarf zu verbessern. Erstellen Sie eine Standardvorgehensweise (SOP), die festlegt, wann Mitarbeiter Papierakten vernichten sollten.

Die 5 Phasen der EHR-Einführung

Die Implementierung eines EHR-Systems verläuft in vorhersehbaren Phasen, die jeweils einzigartige Herausforderungen und Chancen bieten. Hier erfahren Sie, was Sie in einem typischen EHR-Implementierungsprozess erwarten können:

Phase 1: Planung und Vorbereitung

Organisationen des Gesundheitswesens, wie z.B. große Krankenhäuser und Gesundheitssysteme, können damit rechnen, durchschnittlich 1.200 Dollar pro Benutzer und Jahr für EHR-Systeme zu zahlen. Für kleine, unabhängige Praxen sind die Kosten pro Benutzer jedoch oft deutlich höher, was die Einführung von EHR-Systemen für sie zu einer finanziellen Herausforderung macht. Größere Praxen können auch von Skaleneffekten profitieren, was ihre Kosten pro Benutzer im Vergleich zu kleineren Organisationen senkt. Neben den Kosten für Softwarelizenzen und Hardware-Upgrades sollten Sie weitere EHR-Kosten einplanen, wie z.B. neue Sicherheitstools, Datenspeicherung und -sicherung, Interoperabilitätskosten, Implementierungsdienste, Mitarbeiterschulungen und jährliche Lizenzverlängerungsgebühren.

Was den Zeitplan betrifft, so kann die Einführung 2 bis 4 Monate dauern, bei großen Krankenhäusern sogar noch viel länger. In diesem Beispiel benötigte Trinity Health Jahre der Planung und 18 Monate der Koordination, um eine EHR-Umstellung durchzuführen.

Beginnen Sie mit der Durchführung einer Bedarfsanalyse. Skizzieren Sie die Anforderungen Ihrer Praxis, recherchieren Sie EHR-Systeme und -Tools und legen Sie ein Budget fest. Diese Phase ist entscheidend für die Festlegung realistischer Ziele und Zeitpläne für Ihre Gesundheitsinformationssysteme. Eine gute Implementierungsstrategie berücksichtigt die Skalierbarkeit und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie HIPAA.

Phase 2: Systemauswahl und -anpassung

Der Zeitrahmen für die Prüfung und Auswahl eines EHR beträgt für die meisten Organisationen in der Regel 12 Wochen, wobei der Zeitrahmen für große Kliniken oder Bettenhäuser fast doppelt so lang ist. Bei der Auswahl der richtigen EHR-Software geht es um mehr als nur die Auswahl von Funktionen – es geht darum, ein System zu finden, das mit den Arbeitsabläufen Ihrer Praxis übereinstimmt und eine starke Funktionalität bietet.

Bevorzugen Sie bei der Auswahl eines EHR-Anbieters diejenigen, die sich auf Ihren Markt spezialisiert haben. Nischenspezifische Programme bieten mehr relevante Funktionen als allgemeine Programme und reduzieren den Anpassungsbedarf und die Entwicklungskosten. Wenn Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, arbeiten Sie mit ihm zusammen, um Vorlagen, Benutzeroberflächen und Berichts-Dashboards an Ihre speziellen Praxisanforderungen anzupassen und so die Patientenversorgung und -sicherheit zu optimieren.

Suchen Sie Hilfe bei der Auswahl einer Praxisverwaltungssoftware? Sehen Sie hier unseren vollständigen Leitfaden.

Phase 3: Datenmigration und Vorbereitung

Sorgen Sie für einen nahtlosen Übergang, indem Sie die Altdaten (d.h. die Gesundheitsdaten der Patienten, die im vorherigen System erfasst und gespeichert wurden) gründlich vorbereiten. Entwickeln Sie Protokolle für die sichere Migration kritischer Patientendaten in das neue System, wobei die Genauigkeit der Daten erhalten bleibt.

Die wichtigsten Phasen der EHR-Datenmigration:

1. Identifizieren Sie die wichtigsten Daten
   Konzentrieren Sie sich auf klinische Aufzeichnungen mit hoher Priorität: Diagnosen, Laborwerte, Bildgebung, Medikamente, Allergien und Besuchsnotizen.
2. Bereinigen und überprüfen Sie Daten
   Stellen Sie die Richtigkeit sicher, entfernen Sie Duplikate und korrigieren Sie veraltete Einträge, bevor Sie sie übertragen.
3. Datenfelder zuordnen
   Passen Sie alte Datensätze an das Format und die Felder Ihres neuen EHR-Systems an.
4. Übertragen und testen
   Importieren Sie die bereinigten Daten und überprüfen Sie, ob sie im neuen System korrekt angezeigt werden.
5. Validierung mit klinischen Anwendern
   Ärzte und Mitarbeiter sollten eine Stichprobe der migrierten Daten überprüfen, um Fehler zu finden und die Benutzerfreundlichkeit zu bestätigen.

Wenn Sie sich überfordert fühlen, beauftragen Sie einen IT-Spezialisten, um Datenverluste oder Einrichtungsprobleme in dieser entscheidenden Phase zu vermeiden.

Phase 4: Schulung und Benutzerakzeptanz

Mangelnde Schulung ist ein häufig genannter Grund, warum sich medizinisches Fachpersonal von neuen EHR-Systemen überfordert fühlt. Rollenbasierte Schulungen stellen sicher, dass Verwaltungsmitarbeiter, Ärzte und medizinisches Hilfspersonal alle verstehen, wie das System für ihre Aufgaben geeignet ist. Planen Sie Schulungen im Vorfeld und führen Sie dann vierteljährliche Besprechungen durch, um Aktualisierungen und neue Anwendungsfälle zu besprechen. Eine klare Schulung und Dokumentation fördert die Akzeptanz im Team und verringert den Widerstand.

Bevor Sie live gehen, sollten Sie einen klaren Fahrplan für den Prozess haben.

• Systemtestverfahren (vor und nach der Implementierung)
• Richtlinien für die Kommunikation mit dem Patienten (einschließlich voraussichtlicher Ausfallzeiten)
• Personaleinsatzplanung, einschließlich notwendiger Überstunden oder Aushilfskräfte
• Anpassung von Terminen und Zeitplänen
• Berichtsverfahren für die System- und Projektbewertung (siehe Schritt 8)
• Kommunikationsstrategien in der Praxis (z.B. Bekanntmachungen am Schwarzen Brett)
• Überprüfung der Netzwerkgeschwindigkeit und -zuverlässigkeit
• Datensicherungsprotokolle

Phase 5: Inbetriebnahme und Nachbereitung der Implementierung

In der Go-Live-Phase ist der Übergang zu Ihrem gewählten EHR offiziell. Es müssen spezielle Kanäle für den technischen Support eingerichtet werden, um Probleme umgehend zu lösen. Die Überwachung nach der Einführung hilft Ihnen, das System zu optimieren, seine Effektivität zu verfolgen und Feedback von den Benutzern einzuholen.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Effektivität Ihrer EHR-Implementierung überwachen können:

• Patientendurchsatz: Erfassen Sie die Anzahl der behandelten Patienten, um die Effizienz des Systems zu beurteilen.
• Patientenzufriedenheit: Befragen Sie Patienten, um ihre Zufriedenheit mit der Qualität der erhaltenen Pflege zu messen.
• Zufriedenheit der Ärzte: Befragen Sie die Ärzte, um ihre Akzeptanz des Systems und die Effektivität der Schulung zu bewerten.
• Datenfehlerraten: Analysieren Sie die Fehlerraten bei der Dateneingabe, um die Qualität und Genauigkeit der Daten zu bestimmen.
• Bewerten Sie die Produktivität der Mitarbeiter: Beobachten Sie Veränderungen bei der Erledigung von Verwaltungsaufgaben und der Effizienz des gesamten Arbeitsablaufs.
• Überwachen Sie das Engagement der Patienten: Bewerten Sie Kennzahlen wie Termintreue, Portalnutzung und Patientenfeedback zu digitalen Interaktionen.
• Verfolgen Sie die laufenden Kosten: Messen Sie die Kosten für Schulung, jährliche Erneuerung und technische Wartung des EHR.
• Verfolgen Sie die finanzielle Leistung: Analysieren Sie die Abrechnungszyklen, die Ablehnung von Ansprüchen und das allgemeine Umsatzwachstum, um den finanziellen Ertrag im Vergleich zu den Implementierungskosten zu ermitteln.

Die wichtigsten Vorteile der Einführung eines EHR-Systems als Arzt

Die allgemeine Einführung eines elektronischen Patientendatensystems bietet erhebliche Vorteile für Ärzte und die Patientenversorgung.

In einer kürzlich durchgeführten Sermo-Umfrage haben wir Ärzte gefragt: „Haben Sie konkrete Fälle erlebt, in denen EHRs geholfen haben?“ 37% der Ärzte stimmten dafür, dass alle notwendigen Gesundheitsinformationen, wie z.B. Laborergebnisse, an einem Ort verfügbar sind, 23% stimmten für die Lösung von Konflikten bei der Verschreibung von Medikamenten. Dass notwendige Informationen auch dann zur Verfügung stehen, wenn ein Patient bewusstlos ist, kommt auf 20 %, und 17 % der Ärzte sagten, ihr EHR habe bei einer Diagnose geholfen.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Vorteile:

Optimierte Praxisabläufe

EHRs rationalisieren die Verwaltung von Arztpraxen, indem sie Aufgaben wie Patientenregistrierung, Terminplanung, Kodierung, Abrechnung und Forderungsmanagement automatisieren. Das spart Zeit und Ressourcen, die für manuellen Papierkram, Transkription und die Bearbeitung von Akten aufgewendet werden. Letztendlich könnte das EHR-System den Ärzten mehr Zeit geben, sich auf die Patientenergebnisse zu konzentrieren, da es weniger Engpässe gibt.

Verbesserte Patientenversorgung und -bindung

Die Funktionalität einer robusten EHR-Software wirkt sich erheblich auf die Patientenversorgung aus. Der Zugriff auf zentralisierte, aktuelle Patientendaten ermöglicht fundierte und genaue Diagnosen, z. B. durch die Erkennung möglicher Wechselwirkungen zwischen Medikamenten, abnormaler Labortrends oder überfälliger Untersuchungen.

Ein Allgemeinmediziner schreibt auf Sermo: „Die elektronische Erfassung von Patientendaten ist sowohl für den Patienten als auch für den Arzt von Vorteil, da bei der Konsultation eines Patienten dessen Akte schnell eingesehen werden kann und frühere Gesundheitsinformationen über den Patienten bereits bekannt sind, die bei der Konsultation immer bekannt sein müssen. Dies ist für die medizinische Versorgung von entscheidender Bedeutung.“

Wenn Sie diese klinischen Daten zur Hand haben, können Sie relevantere Überweisungen vornehmen und die Pflege koordinieren, was die Patientenzufriedenheit und die Bindungsrate weiter erhöht.

Zeitersparnis durch rationalisierte Verwaltung von Patientendaten

EHRs konsolidieren Daten und präsentieren sie in besser verwertbaren Formaten, was Ärzten wertvolle Zeit sparen kann, die sie sonst mit dem Durchsuchen von Notizen verbringen würden. Ein Kinderarzt auf Sermo unterstreicht die Bedeutung von Gesundheitsinformationssystemen: „Es ist wirklich ein gutes Werkzeug, weil es die Daten und die Geschichte des Patienten in einer organisierten Weise aufbewahrt.“

Es wurde von zahlreichen Vorteilen des EHR berichtet, darunter eine verbesserte Kommunikation und ein verbesserter Informationsaustausch sowie eine geringere Fehlerquote beim medizinischen Personal. Die Mitarbeiter erwähnten auch die bessere Lesbarkeit der Notizen, den besseren Zugang, die Verwendung von Vorlagen sowie die verbesserte Kommunikation und Geschwindigkeit. Das Ergebnis? Schnellere Konsultationen und weniger Zeitaufwand für überflüssige Symptomanalysen oder Behandlungsdiagnosen.

Geringere Kosten für Wartung und Betrieb

Krankenhäuser mit elektronischen Patientenakten (EHR) profitieren von geringeren Betriebskosten, insbesondere wenn die EHR-Funktionalität umfassend ist. Eine Studie, in der Daten von 1.596 US-Krankenhäusern aus den Jahren 2016 bis 2019 analysiert wurden, ergab, dass ein zunehmender Grad an EHR-Funktionalität mit einer signifikanten Senkung der Krankenhausbetriebskosten verbunden war, insbesondere in städtischen Krankenhäusern. Die Kosteneinsparungen betrugen etwa 0,14% für jede zusätzlich implementierte EHR-Funktion, wobei die Senkungen vor allem auf den Rückgang der allgemeinen/ambulanten und ambulanten Kosten zurückzuführen waren. Die Studie deutet darauf hin, dass die durch fortschrittliche EHR-Funktionen eingeführte betriebliche Effizienz – wie z.B. verbesserte klinische Dokumentation und Entscheidungsunterstützung – zur Senkung der Ausgaben beiträgt, obwohl dieser Effekt in ländlichen Krankenhäusern nicht beobachtet wurde.

Ein integriertes digitales System macht auch teure physische Lagereinrichtungen und Papierformulare überflüssig, was im Laufe der Zeit Kosten spart. Dies ist ein bedeutender Vorteil für große Privatpraxen und Organisationen im Gesundheitswesen.

Erhöhte Einnahmen

Die Einführung von EHR kann Arbeitsabläufe beschleunigen, die Abrechnungsgenauigkeit verbessern, Anträge rationalisieren und die Erstattungen durch Automatisierung beschleunigen. Viele Praxen berichten von höheren Einnahmen – nichtaufgrund von mehr Patientenbesuchen, sondern aufgrund besserer Dokumentation, verbesserter Gebührenerfassung und höherer Abrechnung von Zusatzleistungen. Durch die Reduzierung von Fehlern und Ineffizienzen tragen EHRs dazu bei, Umsatzverluste zu verhindern und ein nachhaltigeres Praxiswachstum zu unterstützen…

Geringere Arbeitsbelastung der Mitarbeiter

Insgesamt sagen 58% der befragten Ärzte, dass sich EHRs positiv auf ihre Work-Life-Balance ausgewirkt haben. Automatisierte Routinen und optimierte Arbeitsabläufe verringern den Verwaltungsaufwand für das Personal und reduzieren den Zeitaufwand für die Kodierung, Abrechnung und Erstellung von Krankenblättern.

Potenzielle Herausforderungen und Strategien zur Schadensbegrenzung

Eine Querschnittsstudie über die Einführung von EHR-Systemen zeigt eine Reihe von Herausforderungen, mit denen Ärzte, Mitarbeiter und Organisationen als Ganzes konfrontiert sind. Hier erfahren Sie, wie Sie die häufigsten Hindernisse für Gesundheitsdienstleister überwinden können:

Technische Fähigkeiten

Veraltete Hardware oder ein Mangel an IT-Fachwissen können die Einführung von EHRs stören. Ein Neurologe hebt die Herausforderungen bei der Implementierung eines EHR auf Sermo hervor: „Jedes Mal, wenn sie ein Update durchführen, um einen Fehler zu beheben, führt das Update zu zwei weiteren. Es hilft auch nicht, dass unsere Desktops uralt sind.“

Zu den Abhilfestrategien gehören Investitionen in moderne Hardware und die Beauftragung externer IT-Unterstützung. Ein Psychiater erklärt auf Sermo: „Die IT-Experten betonten die Notwendigkeit von redundanter Ausrüstung und Konnektivität, Notfallplänen und Verfahren für Ausfallzeiten, angemessener Systemsicherheit, angemessener Systemüberwachung, um Ausfälle oder Missbrauch zu erkennen, und Backup-Lösungen wie eigenständige Computer und Papierdokumentation. Die oben genannten Parameter würden einen Notfallplan zur Vermeidung und Bewältigung von EHR-Ausfällen bieten.“ Dies ist für Informationssysteme in Krankenhäusern von entscheidender Bedeutung und macht das gesamte EHR-System zugänglicher.

EHR-Implementierungskosten

Der EHR-Implementierungsplan muss erhebliche Vorlaufkosten einkalkulieren. Laut OmniMD liegen die durchschnittlichen Vorabkosten für kleine Praxen zwischen $20.000 und $65.000. Bei mittelgroßen Kliniken liegen die Kosten in der Regel zwischen $65.000 und $200.000. Bei großen Krankenhäusern oder Systemen auf Unternehmensebene liegen die Anfangskosten in der Regel zwischen 200.000 und 650.000 Dollar, und in einigen Fällen werden für große Systeme wie Epic Budgets in Höhe von mehreren Millionen Dollar angegeben.

Dabei sind die laufenden Verwaltungskosten noch nicht einmal mit eingerechnet. Langfristige Einsparungen bei den Betriebskosten und ein höheres Kundenvolumen gleichen die anfänglichen Kosten jedoch aus. Nutzen Sie die branchenspezifischen Finanzierungsmöglichkeiten, um die finanzielle Belastung zu verringern.

Widerstand der Benutzer

Britische Forscher haben eine Verschlechterung der Arbeitsmoral und ein Burnout bei den Ärzten als mögliche Folgen ausgemacht. Der genaue Mechanismus, der die EHR mit Burnout verbindet, ist zwar noch unklar, aber es werden Faktoren wie ein erhöhter Dokumentationsaufwand, eine größere zeitliche Belastung, Schwierigkeiten mit der Benutzerfreundlichkeit und eine allgemeine Erschöpfung genannt. Dies ist ein wichtiges Anliegen bei der Einführung von EHR.

70% der befragten Ärzte haben die Erfahrung gemacht, dass übermäßige EHR-Bildschirmzeit zu Ermüdung oder Burnout führt. Der Widerstand gegen die Einführung von EHR-Systemen rührt jedoch oft aus der Angst vor Veränderungen her. Um eine sinnvolle Nutzung des EHR-Systems zu erreichen, müssen die Anwender mitmachen, und die Förderung von Beiträgen der Beteiligten und die Anpassung der Systeme sorgen für Relevanz, was den Widerstand abschwächt.

Störung des Arbeitsablaufs

Eine Umstellung ist unweigerlich mit Störungen verbunden, und es kann für Ärzte und Mitarbeiter zeitaufwändig sein, sich anzupassen.

Ein Augenarzt und Mitglied von Sermo kommentiert: „Wir haben wirklich einen modernen Frankenstein geschaffen, bei dem die meisten Ärzte an einen Desktop, einen Laptop oder ein iPad gefesselt sind und versuchen, Systeme zu verwenden, die nicht das können, was wir als Ärzte tun. Der derzeitige Stand der EHR ist völlig unzureichend. Die Notizen sehen besser aus, die Lesbarkeit wird verbessert, es werden viele unnötige Informationen in die Krankenakte aufgenommen, und die Vorschriften der Regierung und der Versicherungsgesellschaften werden erfüllt. Abgesehen davon glaube ich, dass es ein großes Potenzial hat, ein nützliches Werkzeug für Ärzte zu sein, aber wir müssen der IT sagen, was wir brauchen, und nicht das Gegenteil. Ich benutze mehrere verschiedene EHRs und würde sie bestenfalls mit einer „C“ bewerten. Sie sind umständlich, temperamentvoll und zeitraubend.“

Durch die Planung schrittweiser Einführungen und die Zuweisung wichtiger Beteiligter für jede Phase der Bereitstellung (wie oben aufgeführt) werden Ausfallzeiten minimiert und ein reibungsloser Betrieb während der Einführungsphasen gewährleistet. Sobald das System in Betrieb ist, ist die Einrichtung von Feedbackschleifen und SOPs für die Nutzung der Schlüssel zur Einarbeitung neuer Benutzer und zur Minimierung der Ermüdung der derzeitigen Benutzer.

Schulungsbedarf

Etwa 80 % des medizinischen Personals in der Mund-, Kiefer- und Gesichtsabteilung dieses Krankenhauses gaben an, dass sie keine ausreichende Schulung für ihre EHR-Einführung erhalten hatten. Schließen Sie Schulungslücken, indem Sie kurze, häufige rollenbasierte Sitzungen einplanen und in jeder Phase der Einführung das Feedback der Benutzer einholen. EHR-Unternehmen bieten in der Regel Lernportale und Ressourcen an, die auf Ihr System zugeschnitten sind. Für fortgeschrittene Schulungen können Sie Berater für EHR-Schulungen engagieren.

Bedenken hinsichtlich der Privatsphäre

Datenschutz und Sicherheit sind für jedes Gesundheitsinformationssystem von zentraler Bedeutung. EHR-Ausfälle können zu Datenschutzverletzungen führen oder den Zugriff auf Patientendaten bei Naturkatastrophen oder Stromausfällen verhindern, wenn diese nicht ordnungsgemäß gesichert und gewartet werden.

Bevor Sie EHRs implementieren, sollten Sie sich Klarheit über die in Ihr neues System integrierten Datenschutzvorkehrungen und -protokolle verschaffen, um diesen Bedenken wirksam zu begegnen. Befolgen Sie Protokolle wie die HIPAA-Richtlinien, verschlüsselte Systeme und eine mehrstufige Authentifizierung, um Patientendaten zu schützen.

Fazit

Die Einführung von EHR ist zweifellos komplex, aber eine erfolgreiche Einführung kann eine Privatpraxis in eine effizientere, patientenzentrierte Organisation verwandeln. Wichtige Schritte wie Planung, Schulung und Überwachung können Herausforderungen abmildern und sicherstellen, dass Ihre Praxis den vollen Nutzen aus der Umstellung auf elektronische Aufzeichnungen zieht. Für Ärzte ist Ihre klinische Stimme bei der Gestaltung von Vorlagen, der Schulung von Arbeitsabläufen und der Optimierung der Benutzerfreundlichkeit von entscheidender Bedeutung. Eine frühzeitige Einbindung kann Reibungsverluste reduzieren und den Erfolg der Einführung erhöhen.

Sind Sie auf der Suche nach Tipps, Ratschlägen oder sogar abschreckenden Beispielen? Werden Sie Mitglied der Sermo-Community mit über 1,5 Millionen Fachleuten aus dem Gesundheitswesen. Tauschen Sie sich mit Gleichgesinnten aus, diskutieren Sie über EHR-Systeme und erfahren Sie aus erster Hand, was funktioniert – und was nicht. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre EHR-Implementierung mit den Erkenntnissen von Ärzten, die es bereits erlebt haben.

Wichtigste Erkenntnisse

• Die Einführung eines EHR-Systems ist kein „Plug-and-Play“-Prozess, sondern eine umfassende, schrittweise Transformation. Jede Phase (von der Planung und der Auswahl des Anbieters bis hin zu Schulungen und der Optimierung nach der Einführung) erfordert eine sorgfältige Planung und eine umfassende organisatorische Abstimmung. Wenn Sie Schritte auslassen oder zu wenig in die Einbeziehung der Benutzer investieren, kann dies langfristig zu Funktionsstörungen oder Systemausfällen führen.

• EHR-Systeme versprechen zwar eine optimierte Datenverwaltung, eine bessere Patientenversorgung und einen geringeren Verwaltungsaufwand, doch viele Ärzte berichten, dass die derzeitigen Systeme nicht ausreichen. Problematisch sind die schlechte Benutzerfreundlichkeit, der hohe Zeitaufwand für die Bildschirmarbeit, die kostspielige Wartung und die unintuitive Benutzeroberfläche. Ein erfolgreiches EHR muss sich an den klinischen Bedürfnissen orientieren, nicht an bürokratischen Checklisten.

• Kleine, mittelgroße und große Praxen haben jeweils unterschiedliche EHR-Anforderungen. Anpassung, Integration, Schulung, Skalierbarkeit und Support-Infrastruktur sind entscheidend für die Wahl des richtigen Anbieters. Bewertungen der besten Tools für jedes Segment helfen den Praxen bei der Auswahl eines Systems, das wirklich zu ihrer Größe und ihrem Umfang passt.

• Egal, ob Sie die Umstellung leiten oder bei der Integration beraten, Ärzte können davon profitieren, wenn sie grundlegende Kenntnisse über die Implementierungsschritte und die häufigsten Probleme haben, auf die sie achten müssen.