La mise en place d’un système de dossier médical électronique (DME) ne modifie pas seulement la façon dont un cabinet gère les dossiers ; elle remodèle la façon dont les médecins diagnostiquent, documentent et communiquent. De l’accueil du patient au suivi, les DSE ont un impact direct sur les flux de travail cliniques, les décisions diagnostiques et le temps que vous passez avec les patients.
La mise en œuvre du DSE désigne le processus de transition des dossiers médicaux traditionnels sur papier vers un système électronique entièrement intégré pour la gestion des données des patients. Pour les cabinets privés, la mise en œuvre du DSE est un changement fondamental qui a un impact sur les flux de travail, les relations avec les patients et les activités quotidiennes. Un plan de mise en œuvre du DSE bien conçu peut rationaliser les tâches administratives, améliorer les soins aux patients et renforcer l’efficacité globale de votre cabinet.
Cependant, le processus n’est pas sans poser de problèmes. Un sondage Sermo montre que 65 % des médecins pensent que les DSE permettent d’obtenir de meilleurs résultats pour les patients, tandis que 35 % sont moins convaincus de leur efficacité. Les médecins expriment toute une série d’opinions sur les systèmes de DSE, qu’ils soient frustrés par les courbes d’apprentissage abruptes et l’administration accrue ou qu’ils apprécient la façon dont les DSE centralisent les données pour une meilleure prise de décision. Un psychiatre américain, membre de Sermo , souligne leur frustration : « Les longues heures de travail ont été aggravées par ceux qui ont imposé le dossier médical électronique, qui a transformé les médecins en travailleurs saisissant des données. Les autres problèmes posés par les DSE sont la fatigue oculaire et les maux de tête, ainsi que les coûts annuels gigantesques de démarrage et de fonctionnement. »
D’autre part, un physiatre vénézuélien écrit: « Il permet un accès facile partout et une meilleure collecte de données sur tout si le patient souffre d’une pathologie qui nécessite un examen et une prise en charge par différentes spécialités ».
Ce guide fournit une feuille de route détaillée pour passer à un nouveau système de dossiers médicaux électroniques, relever les défis du processus et maximiser les avantages pour les médecins et les patients.
Passer du dossier papier au DSE
Le passage des dossiers papier à un système de DSE ou la mise à niveau vers un nouveau DSE est une étape importante dans la modernisation d’un cabinet et l’amélioration de la gestion de l’information sur la santé.
Un médecin généraliste de Sermo résume bien la situation : « La mise en œuvre d’un DSE est une étape complexe mais nécessaire pour améliorer les soins de santé. Au Mexique, les problèmes actuels comprennent la perte de dossiers due à la désorganisation, ce qui entraîne des retards d’information et des traitements inappropriés. En outre, la mise en place d’un DSE présente des défis tels que la garantie d’une sécurité et d’une confidentialité solides des données, ce qui fait actuellement défaut. »
Avant que les décideurs ne vident les classeurs des patients, un plan de mise en œuvre structuré est essentiel pour une transition en douceur vers un système de DSE.
Élaborez un plan de transition
Les responsables du DSE doivent commencer par définir les objectifs de leur organisation en ce qui concerne la mise en place d’un système de dossier médical électronique. L’objectif est-il de rationaliser la programmation ? Améliorer la communication avec les spécialistes ? D’améliorer la précision de la facturation ? Un plan de transition clair permet de fixer des échéances, d’allouer des ressources et de se préparer à d’éventuelles perturbations dans les activités quotidiennes de votre système de dossiers. Il faut au moins 60 à 120 jours pour passer à un nouveau système de DSE, et les transitions à grande échelle peuvent même prendre des années.
Pour ceux qui ne conduisent pas le changement, assurez-vous d’être en phase avec les objectifs et le plan de transition définis par votre organisation, afin de savoir à quoi vous attendre.
Communiquer le plan au personnel
Les acteurs du secteur de la santé qui mènent le changement doivent établir un calendrier pour le DSE, et les objectifs doivent être clairement communiqués à l’ensemble du personnel, y compris les infirmières et les médecins. Organisez des réunions d’introduction et de suivi pour faire part de votre vision du système de DSE et des avantages qu’il apportera au personnel et aux patients.
Les transitions de DSE nécessitent un chef de projet pour maintenir les tâches sur la bonne voie et responsabiliser les parties prenantes. Tandis que les développeurs et les analystes informatiques s’occupent de la configuration technique, les défenseurs du département jouent un rôle essentiel en veillant à ce que le système s’aligne sur les flux de travail cliniques réels.
Les médecins qui ne sont pas directement impliqués dans la mise en œuvre peuvent envisager de devenir un super-utilisateur afin d’avoir une longueur d’avance dans l’apprentissage du nouveau système et d’être les premiers à fournir un retour d’information. Les super-utilisateurs sont les premiers à tester le nouveau système lorsqu’il est déployé et votre contribution permet de façonner les modèles, les protocoles de raccourci et les outils de documentation qui affectent la prestation quotidienne des soins. Des lignes de communication ouvertes encouragent le retour d’information et favorisent l’adoption, réduisant ainsi la résistance des utilisateurs au changement.
Déterminer les données à numériser
Il n’est pas nécessaire de numériser toutes les informations contenues dans les dossiers papier d’un cabinet. La plupart des systèmes d’échange d’informations sur les soins de santé (HIE), comme les DSE, contiennent ces types d’antécédents médicaux :
- Maladies chroniques
- Médicaments actuels
- Commandes de laboratoire
- Résultats cliniques
- Vaccinations
- Surveillance syndromique
- Données de santé publique
- Notes de progression et documentation (comme les transcriptions, les notes de synthèse des soins, les notes de l’EMT/premier intervenant, etc.)
- Orientation des patients
- Prescription électronique et informations sur les renouvellements
- Résumés de sortie
Les directeurs de projet doivent s’attacher dès le départ à hiérarchiser les données essentielles des patients en vue de la mise en œuvre du dossier médical électronique. Aux États-Unis, l’HIPAA exige que les dossiers médicaux soient archivés pendant au moins six ans à compter de la date du dernier traitement ; les dossiers d’indemnisation des accidentés du travail doivent être conservés encore plus longtemps. Les dossiers peuvent être stockés sur place ou hors site, en tenant compte de l’accessibilité du personnel et des exigences en matière de sécurité. Ces mesures sont essentielles pour préserver la vie privée des patients.
Établissez les flux de travail au sein de votre cabinet
Les gestionnaires du système de DSE doivent comprendre comment l’accueil des patients, la facturation et le suivi fonctionnent dans le processus actuel de l’organisme de soins de santé, puis planifier la façon dont ils seront présentés dans le DSE. La plupart des DSE permettent de personnaliser le système pour s’assurer qu’il répond aux besoins spécifiques de la pratique, en optimisant l’efficacité et l’aide à la décision clinique ; il est donc essentiel que chaque service établisse clairement la façon dont ses normes de procédure doivent être présentées dans le DSE.
Former le personnel à l’utilisation de l’outil DSE
Les médecins et le personnel administratif ont besoin de quelques semaines pour apprendre la navigation dans le système, les protocoles de saisie des données et les techniques de dépannage du logiciel de DSE. Profitez des séances de formation offertes par le fournisseur pour vous assurer que votre équipe se sent en confiance et capable, puis organisez des séances d’entraînement pour évaluer les aptitudes. Une formation adéquate est essentielle pour une adoption réussie par l’équipe, en veillant à ce que les médecins soient bien équipés pour utiliser le nouveau système et en évitant les scénarios dans lesquels un médecin passe du temps, lors d’une consultation avec un patient, à tâtonner dans le système, au lieu de se concentrer sur les besoins du patient et d’établir un rapport avec lui.
Décider du sort des documents papier
Pour les dossiers qui ne seront pas numérisés et qui doivent rester sur papier (par exemple, les documents juridiques), les responsables du DSE doivent mettre en place un système de classement rationalisé. Envisagez de numériser les dossiers plus anciens et rarement consultés pour les archiver, afin de réduire le stockage physique tout en augmentant l’accessibilité en cas de besoin. Créez un document de procédure standard (SOP) indiquant quand le personnel doit détruire les dossiers papier.
Les 5 étapes de la mise en œuvre du DSE
La mise en œuvre d’un système de DSE suit des étapes prévisibles, chacune présentant des défis et des opportunités uniques. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre dans le cadre d’un processus typique de mise en œuvre d’un DSE :
Étape 1 : Planification et préparation
Les organismes de soins de santé, tels que les grands hôpitaux et les systèmes de santé, peuvent s’attendre à payer en moyenne 1 200 dollars par utilisateur et par an pour les systèmes de DSE. Cependant, les petits cabinets indépendants doivent souvent faire face à des coûts par utilisateur beaucoup plus élevés, ce qui rend l’adoption du DSE plus difficile pour eux sur le plan financier. Les grands cabinets peuvent également bénéficier d’économies d’échelle, ce qui réduit leur coût par utilisateur par rapport aux petites organisations. Outre les coûts de licence des logiciels et les mises à niveau du matériel, les autres coûts du DSE que vous devez prévoir comprennent les nouveaux outils de sécurité, le stockage et la sauvegarde des données, les coûts d’interopérabilité, les services de mise en œuvre, la formation du personnel et les frais de renouvellement annuel de la licence.
En ce qui concerne le calendrier, le déploiement peut prendre de 2 à 4 mois, et beaucoup plus longtemps pour les transitions des grands hôpitaux. Dans cet exemple, Trinity Health a eu besoin de plusieurs années de planification et de 18 mois de coordination pour mettre en place une transition de DSE.
Commencez par évaluer vos besoins. Décrivez les exigences de votre cabinet, recherchez des systèmes et des outils de DSE et définissez un budget. Cette étape est essentielle pour fixer des objectifs et des délais réalistes pour vos systèmes d’information sur la santé. Une bonne stratégie de mise en œuvre tient compte de l’évolutivité et de la conformité aux réglementations relatives à la protection de la vie privée, telles que la loi HIPAA.
Étape 2 : Sélection et personnalisation du système
Le délai d’examen et de sélection d’un DSE est généralement de 12 semaines pour la plupart des organisations, et il est presque deux fois plus long pour les grandes cliniques ou les hôpitaux. Choisir le bon logiciel de DSE, c’est plus que choisir des caractéristiques – il s’agit de trouver un système qui s’aligne sur les flux de travail de votre cabinet et qui offre de solides fonctionnalités.
Lorsque vous choisissez un fournisseur de DSE, donnez la priorité à ceux qui se spécialisent dans votre marché. Les programmes spécifiques à un créneau offrent des fonctionnalités plus pertinentes que les programmes génériques, ce qui réduit les besoins de personnalisation et les coûts de développement. Une fois choisi, travaillez avec le fournisseur pour personnaliser les modèles, les interfaces utilisateur et les tableaux de bord afin de répondre aux besoins spécifiques de votre cabinet, en optimisant les soins et la sécurité des patients.
Vous avez besoin d’aide pour choisir un logiciel de gestion de cabinet ? Consultez notre guide complet ici.
Étape 3 : Migration des données et préparation
Assurer une transition en douceur en préparant minutieusement les données existantes (c’est-à-dire les informations sur la santé des patients qui ont été collectées et stockées dans le système précédent). Élaborez des protocoles pour migrer en toute sécurité les informations essentielles sur les patients dans le nouveau système, tout en préservant leur exactitude.
Les étapes clés de la migration des données du DSE :
- Identifiez les données essentielles
Concentrez-vous sur les dossiers cliniques prioritaires : diagnostics, analyses, imagerie, médicaments, allergies et notes de visite. - Nettoyer et vérifier les données
Veiller à l’exactitude, supprimer les doublons et corriger les entrées obsolètes avant le transfert. - Mettez en correspondance les champs de données
Alignez les anciens enregistrements sur le format et les champs de votre nouveau système de DSE. - Transfert et test
Importez les données nettoyées et vérifiez qu’elles s’affichent correctement dans le nouveau système. - Validez avec les utilisateurs cliniques
Les médecins et le personnel doivent examiner un échantillon des données migrées pour détecter les erreurs et confirmer la facilité d’utilisation.
Si vous vous sentez dépassé, faites appel à un spécialiste de l’informatique pour éviter les pertes de données ou les problèmes d’installation au cours de cette phase cruciale.
Étape 4 : Formation et adoption par les utilisateurs
Le manque de formation est l’une des raisons fréquemment invoquées pour expliquer pourquoi les professionnels de la santé se sentent dépassés par les nouveaux systèmes de DSE. Une formation basée sur les rôles permet de s’assurer que le personnel administratif, les médecins et les assistants médicaux comprennent tous comment le système s’adapte à leurs fonctions. Prévoyez d’organiser des réunions de formation initiale, puis des contrôles trimestriels pour examiner les mises à jour et les nouveaux cas d’utilisation. La mise en place d’une formation et d’une documentation claires favorise l’adhésion de l’équipe et réduit les résistances.
Avant de passer à l’exploitation, vous devez disposer d’une feuille de route claire du processus.
- Procédures d’essai du système (avant et après la mise en œuvre)
- Lignes directrices en matière de communication avec les patients (y compris les temps d’arrêt prévus)
- Programmation du personnel, y compris les heures supplémentaires nécessaires ou le personnel temporaire
- Ajustement des rendez-vous et des horaires
- Procédures d’établissement de rapports pour l’évaluation des systèmes et des projets (voir étape 8)
- Stratégies de communication dans la pratique (par exemple, annonces sur le tableau d’affichage)
- Vérification de la vitesse et de la fiabilité du réseau
- Protocoles de sauvegarde des données
Étape 5 : Mise en service et post-implémentation
La phase de mise en service est le moment où la transition vers le DSE que vous avez choisi est officielle. Des canaux d’assistance technique dédiés doivent être mis en place pour résoudre rapidement les problèmes. Le suivi après la mise en œuvre vous aide à optimiser le système, en contrôlant son efficacité et en recueillant les réactions des utilisateurs.
Voici comment contrôler l’efficacité de la mise en œuvre de votre DSE :
- Débit de patients: Enregistrez le nombre de patients vus pour évaluer l’efficacité du système.
- Satisfaction des patients: Enquêtez auprès des patients pour évaluer leur satisfaction à l’égard de la qualité des soins reçus.
- Satisfaction des médecins: Enquête auprès des médecins pour évaluer leur adoption du système et l’efficacité de la formation.
- Taux d’erreur des données: Analysez les taux d’erreur dans la saisie des données afin de déterminer la qualité et l’exactitude des données.
- Évaluez la productivité du personnel : Observez les changements dans les délais d’exécution des tâches administratives et l’efficacité globale du flux de travail.
- Contrôlez l’engagement des patients : Évaluez des paramètres tels que le respect des rendez-vous, l’utilisation du portail et les commentaires des patients sur les interactions numériques.
- Suivre les coûts permanents : Mesurez les coûts de formation, de renouvellement annuel et les coûts techniques liés au maintien du DSE.
- Suivez les performances financières : Analysez les cycles de facturation, les refus de remboursement et la croissance globale du chiffre d’affaires afin d’identifier le retour financier par rapport aux coûts de mise en œuvre.
Principaux avantages de la mise en œuvre d’un système de DSE en tant que médecin
L’adoption globale d’un système de dossiers médicaux électroniques offre des avantages significatifs pour les médecins et les soins aux patients.
Dans une récente enquête de Sermo, nous avons demandé aux médecins : « Avez-vous vu des cas spécifiques où les DSE vous ont aidé ? » Le fait d’avoir toutes les informations de santé nécessaires, telles que les résultats de laboratoire, en un seul endroit représente 37 % des votes des médecins, tandis que la résolution des conflits dans les médicaments prescrits représente 23 %. Le fait que les informations nécessaires soient disponibles même lorsque le patient est inconscient compte pour 20 %, et 17 % des médecins ont déclaré que leur DSE les avait aidés à poser un diagnostic.
Vous trouverez ci-dessous quelques avantages clés :
Optimisation des flux de travail des cabinets
Les DSE rationalisent la gestion des cabinets médicaux en automatisant des tâches telles que l’enregistrement des patients, la programmation, le codage, la facturation et la gestion des demandes de remboursement. Cela permet de réduire le temps et les ressources consacrés à la paperasserie manuelle, à la transcription et à la gestion des dossiers. En fin de compte, le système de DSE pourrait libérer le temps des médecins pour qu’ils se concentrent sur les résultats pour les patients en réduisant les goulets d’étranglement.
Amélioration des soins et de la rétention des patients
La fonctionnalité d’un logiciel de DSE robuste a un impact significatif sur les soins aux patients. L’accès à des dossiers centralisés et actualisés permet de poser des diagnostics éclairés et précis, par exemple en identifiant les interactions médicamenteuses potentielles, les tendances anormales des examens de laboratoire ou les dépistages en retard, ce qui renforce la confiance des patients et les résultats.
Comme l’écrit un médecin généraliste sur Sermo, « l’enregistrement électronique des données du patient est bénéfique pour le patient et le médecin car lorsqu’un patient consulte, son dossier est rapidement consulté et les informations de santé antérieures du patient sont déjà connues, ce qui doit toujours être le cas lorsqu’il se présente à la consultation. C’est essentiel pour les soins médicaux.
Le fait de disposer de ces données cliniques permet de mieux orienter les patients et de coordonner les soins, ce qui accroît la satisfaction des patients et les taux de fidélisation.
Gain de temps grâce à la rationalisation de la gestion des données des patients
Les DSE consolident les données et les présentent sous des formes plus exploitables, ce qui peut permettre aux médecins de gagner un temps précieux qu’ils auraient autrement passé à éplucher des notes. À cet égard, un pédiatre de Sermo souligne l’importance des systèmes d’information sur la santé : « C’est vraiment un bon outil parce qu’il permet de conserver les données et les antécédents du patient de manière organisée.
De nombreux avantages du DSE ont été signalés, notamment l’amélioration de la communication et de l’échange d’informations, ainsi que la réduction des erreurs au sein du personnel médical. Le personnel a également mentionné l’amélioration de la lisibilité des notes, l’accès accru, l’utilisation de modèles et l’amélioration de la communication et de la rapidité. Le résultat ? Des consultations plus rapides et une réduction du temps consacré à l’analyse redondante des symptômes ou au diagnostic du traitement.
Réduction des coûts de maintenance et d’exploitation
Les hôpitaux dotés de systèmes de dossiers de santé électroniques (DSE) bénéficient d’une réduction des coûts de fonctionnement, en particulier lorsque les fonctionnalités du DSE sont complètes. Une étude analysant les données de 1 596 hôpitaux américains entre 2016 et 2019 a révélé que des niveaux croissants de fonctionnalité des DSE étaient associés à des réductions significatives des coûts de fonctionnement des hôpitaux, en particulier dans les hôpitaux urbains. Les économies de coûts étaient d’environ 0,14 % pour chaque fonction DSE supplémentaire mise en œuvre, les réductions étant principalement dues à la diminution des coûts généraux/ancillaires et des coûts des soins ambulatoires. L’étude suggère que les gains d’efficacité opérationnelle introduits par les fonctionnalités avancées du DSE – telles que l’amélioration de la documentation clinique et de l’aide à la décision – contribuent à réduire les dépenses, bien que cet effet n’ait pas été observé dans les hôpitaux ruraux.
Un système numérique intégré élimine également le besoin d’installations de stockage physique coûteuses et de formulaires papier, ce qui permet de réduire les coûts au fil du temps. Il s’agit d’un avantage important pour les grands cabinets privés et les organisations de soins de santé.
Augmentation des recettes
La mise en œuvre du DSE peut accélérer les flux de travail, améliorer la précision de la facturation, rationaliser les demandes de remboursement et accélérer les remboursements grâce à l’automatisation. De nombreux cabinets médicaux font état d’une augmentation de leurs recettes, non pasen raison d’un plus grand nombre de visites de patients, mais d’une meilleure documentation, d’une meilleure saisie des frais et d’une facturation plus élevée des services auxiliaires. En réduisant les erreurs et les inefficacités, les DSE aident à prévenir les pertes de revenus et à soutenir une croissance plus durable du cabinet…
Réduction de la charge de travail du personnel
Dans l’ensemble, 58 % des médecins interrogés déclarent que les DSE ont eu un effet positif sur l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. L’automatisation des routines et l’optimisation des flux de travail allègent la charge administrative qui pèse sur le personnel, en réduisant le temps nécessaire au codage, à la facturation et à l’établissement des dossiers.
Défis potentiels et stratégies d’atténuation
Une étudetransversale des mises en œuvre de systèmes de DSE révèle une série de difficultés rencontrées par les médecins, le personnel et les organisations dans leur ensemble. Voici comment surmonter les obstacles les plus courants pour les prestataires de soins de santé :
Capacités techniques
Un matériel obsolète ou un manque d’expertise informatique peuvent perturber la mise en place du DSE. Un neurologue souligne les difficultés rencontrées lors de la mise en œuvre d’un DSE sur Sermo: « Chaque fois qu’ils font une mise à jour pour corriger un bogue, la mise à jour finit par en créer deux autres. Le fait que nos ordinateurs de bureau soient anciens n’arrange rien. »
Les stratégies d’atténuation consistent à investir dans du matériel informatique moderne et à faire appel à une assistance informatique externe. Un psychiatre explique sur Sermo: « Les experts en informatique ont souligné la nécessité de disposer d’équipements et de connectivités redondants, de plans de reprise après sinistre et de procédures en cas de panne, d’une sécurité appropriée du système, d’une surveillance appropriée du système pour détecter les défaillances ou les abus, et de solutions de sauvegarde telles que des ordinateurs autonomes et de la documentation sur papier. Les paramètres ci-dessus constituent un plan d’urgence permettant d’éviter et de gérer les défaillances du DSE ». Ceci est crucial pour les systèmes d’information dans les hôpitaux et rend l’ensemble du système de DSE plus accessible.
Coûts de mise en œuvre du DSE
Le plan de mise en œuvre du DSE doit tenir compte de coûts initiaux importants. Selon OmniMD, pour les petits cabinets, les coûts initiaux moyens de mise en œuvre se situent entre 20 000 et 65 000 dollars. Pour les cliniques de taille moyenne, les coûts initiaux se situent généralement entre 65 000 et 200 000 dollars. Les grands hôpitaux ou les systèmes d’entreprise doivent généralement faire face à des coûts initiaux allant de 200 000 à 650 000 dollars et, dans certains cas, des budgets de plusieurs millions de dollars sont signalés pour des systèmes majeurs tels qu’Epic.
Cela ne tient même pas compte des coûts de gestion courants. Toutefois, les économies réalisées à long terme sur les coûts d’exploitation et l’augmentation du volume de clientèle compensent les coûts initiaux. Tirez parti des options de financement spécifiques au secteur pour alléger le fardeau financier.
Résistance des utilisateurs
Des chercheurs britanniques ont identifié une baisse du moral du personnel et un épuisement des cliniciens comme conséquences potentielles. Bien que le mécanisme précis reliant le DSE à l’épuisement professionnel ne soit pas encore clairement établi, les facteurs contributifs cités sont notamment l’augmentation de la charge de documentation, l’augmentation du temps consacré, les difficultés liées à la facilité d’utilisation et l’épuisement général. Il s’agit d’une préoccupation importante pour l’adoption du DSE.
70 % des médecins interrogés ont fait l’expérience d’un temps d’écran excessif sur le DSE, entraînant une fatigue ou un épuisement professionnel. Cependant, la résistance à la mise en œuvre du DSE est souvent due à la peur du changement. Pour parvenir à une utilisation significative du système de DSE, il faut l’adhésion des utilisateurs, encourager les contributions des parties prenantes et personnaliser les systèmes afin de garantir leur pertinence et d’atténuer les résistances.
Perturbation des flux de travail
La transition est inévitablement perturbatrice et l’adaptation des médecins ou du personnel peut prendre du temps.
Comme l’explique un ophtalmologiste membre de Sermo, « nous avons véritablement créé un Frankenstein des temps modernes, la majorité des médecins étant enchaînés à un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un iPad et essayant d’utiliser des systèmes qui ne peuvent pas faire ce que nous faisons en tant que médecins ». L’état actuel des DSE est terriblement inadéquat. Il améliore certes l’aspect des notes et leur lisibilité, mais il intègre une grande quantité d’informations inutiles dans le dossier médical et répond aux exigences du gouvernement et des compagnies d’assurance. Cela étant dit, je pense que cet outil peut être très utile pour les médecins, mais nous devons dire à l’informatique ce dont nous avons besoin, et non l’inverse. J’utilise plusieurs DSE différents et je leur donnerais au mieux la note « C ». Ils sont encombrants, capricieux et prennent beaucoup de temps ».
La planification de déploiements progressifs et l’affectation d’intervenants clés à chaque phase du déploiement (comme indiqué ci-dessus) minimisent les temps d’arrêt et garantissent des opérations plus fluides pendant les phases de mise en service. Une fois en service, la mise en place de boucles de rétroaction et de procédures normalisées d’utilisation est essentielle pour l’intégration des nouveaux utilisateurs et la réduction de la lassitude des utilisateurs actuels.
Besoins en formation
Environ 80 % du personnel médical du service bucco-dentaire et maxillo-facial de cet hôpital a déclaré ne pas avoir reçu une formation suffisante pour la mise en œuvre du DSE. Combler les lacunes en matière de formation en programmant des sessions courtes et fréquentes basées sur les rôles et en recueillant les commentaires des utilisateurs à chaque phase du déploiement. Les sociétés de DSE proposent généralement des portails d’apprentissage et des ressources adaptées à votre système. Pour une formation plus poussée, envisagez de faire appel à des consultants en formation DSE.
Préoccupations en matière de protection de la vie privée
La protection de la vie privée et la sécurité sont des préoccupations majeures pour tout système d’information sur la santé. Les défaillances des DSE peuvent entraîner des violations de données ou empêcher l’accès aux informations sur les patients lors de catastrophes naturelles ou de pannes de courant si elles ne sont pas correctement sauvegardées et entretenues.
Avant de mettre en œuvre les DSE, demandez des précisions sur les mesures de protection de la vie privée et les protocoles intégrés dans votre nouveau système afin de répondre efficacement à ces préoccupations. Suivez des protocoles tels que les directives HIPAA, les systèmes cryptés et l’authentification multifactorielle pour protéger les données des patients.
Conclusion
La mise en œuvre du DSE est sans aucun doute complexe, mais une adoption réussie peut transformer un cabinet privé en une organisation plus efficace et centrée sur le patient. Des étapes clés telles que la planification, la formation et le suivi permettent d’atténuer les difficultés et de garantir que votre cabinet tire pleinement parti de la transition vers les dossiers électroniques. Pour les médecins, votre voix clinique est essentielle pour façonner les modèles, former les flux de travail et optimiser l’expérience de l’utilisateur. Un engagement précoce peut réduire les frictions et augmenter le succès de l’adoption.
Vous recherchez des astuces, des conseils ou même des mises en garde ? Rejoignez la communauté de Sermo qui compte plus de 1,5 million de professionnels de la santé. Entrez en contact avec vos pairs, discutez des systèmes de DSE et découvrez des témoignages de première main sur ce qui fonctionne – et ce qui ne fonctionne pas. Prenez le contrôle de la mise en œuvre de votre DSE grâce aux conseils de médecins qui sont passés par là.
Principaux enseignements
- La mise en œuvre d’un système de DSE n’est pas un processus prêt à l’emploi ; il s’agit d’une transformation complète, étape par étape. Chaque étape (de la planification à la sélection du fournisseur, en passant par la formation et l’optimisation après le lancement) nécessite une planification réfléchie et une coordination organisationnelle approfondie. Sauter des étapes ou ne pas investir suffisamment dans l’engagement des utilisateurs peut entraîner un dysfonctionnement à long terme ou une défaillance du système.
- Alors que les systèmes de DSE promettent une gestion rationalisée des données, une amélioration des soins aux patients et une réduction de la charge administrative, de nombreux médecins déclarent que les systèmes actuels ne sont pas à la hauteur. Parmi les points douloureux, citons la mauvaise utilisation, l’augmentation du temps passé à l’écran, la maintenance coûteuse et les interfaces peu intuitives. Un DSE efficace doit être conçu en fonction des besoins cliniques, et non de listes de contrôle bureaucratiques.
- Les cabinets de petite, moyenne et grande taille ont chacun des besoins distincts en matière de DSE. La personnalisation, l’intégration, la formation, l’évolutivité et l’infrastructure de soutien sont des éléments essentiels dans le choix du bon fournisseur. L’examen des meilleurs outils pour chaque segment permet de guider les cabinets dans le choix d’un système qui correspond vraiment à leur taille et à leur champ d’action.
- Qu’ils soient à la tête du changement ou qu’ils conseillent l’intégration, les médecins peuvent bénéficier de connaissances de base sur les étapes de la mise en œuvre et les problèmes courants auxquels il faut faire attention.
