In der Gesundheitsbranche haben Sie vielleicht schon zahllose Angebote gelesen, in denen behauptet wird, dass Sie „mit diesem einen Tool 15 Stunden einsparen können“, und dennoch nehmen die meisten Ärzte keines davon an. Natürlich gibt es einige gute, ehrliche Gründe, warum Ärzte zögern, angefangen bei der Geräuschkulisse der Anbieter und den HIPAA-Bedenken bis hin zur Trägheit der Arbeitsabläufe und den Ungereimtheiten zwischen Marketingaussagen und der Praxisrealität.
In der Zwischenzeit wird die administrative Belastung für Ärzte immer größer. Ein Allgemeinmediziner erklärte auf Sermo: „Das Verhältnis von 1:2 zwischen klinischer Versorgung und Verwaltungsarbeit ist im Grunde eine ‚Effizienzsteuer‘, die sich die meisten von uns nicht mehr leisten können.“ Ein anderer Arzt auf Sermo meinte: „Die moderne Medizin ist mit Verwaltungsarbeit überlastet und treibt viele Ärzte in Richtung Burnout. Virtuelle Assistenten im Gesundheitswesen lösen vielleicht nicht jedes strukturelle Problem, aber sie können Ärzten etwas geben, was immer seltener wird: Zeit, sich auf die Patienten zu konzentrieren, anstatt auf den Papierkram.“
Trotz dieser Belastung und der Vorteile virtueller Assistenten zögern viele Ärzte noch, sie einzusetzen, wie eine Sermo-Umfrage ergab, in der Ärzte nach ihren Erfahrungen mit virtuellen Assistenten im Gesundheitswesen (HVAs) gefragt wurden. 26% der Teilnehmer gaben an, dass sie „interessiert sind, aber Bedenken haben, die mich davon abhalten, damit zu beginnen“, und weitere 26% erklärten, dass sie „kein Interesse daran haben, virtuelle Mitarbeiter einzusetzen“. Im Vergleich dazu gaben nur 19 % an, dass sie bereits aktiv einen virtuellen Assistenten einsetzen, und 20 %, die derzeit nach einer Lösung suchen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was die Evidenz und Ihre Fachkollegen tatsächlich berichten. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie ein virtueller Assistent im Gesundheitswesen für Ihre Praxis von Nutzen sein kann.
Was ist ein virtueller Assistent im Gesundheitswesen?
Ein VA für Ärzte kann in Form von menschlichen virtuellen medizinischen Assistenten auftreten, die in der Regel aus HIPAA-geschulten inländischen oder internationalen Mitarbeitern bestehen. Es gibt sie auch in Form von KI-gesteuerten Tools, wie z. B. einer virtuellen Empfangsdame, einem Chatbot oder einem KI-Schreiber für Ärzte.
Einige Aufgaben, die diese HVAs erledigen können, sind:
- Dokumentation
- Terminplanung
- Unterstützung bei der Rechnungsstellung
- Vorherige Genehmigung
- EHR-Dateneingabe
- Kommunikation mit dem Patienten
- Koordination der Überweisungen
Die meisten Ärzte verwenden jedoch eine Mischung aus beidem. Ein Urologe auf Sermo sagte: „Datenschutz, EHR-Zugang und Workflow-Integration sind immer noch echte Probleme. KI wird mehr bei der Dokumentation helfen, aber menschliches Hilfspersonal ist immer noch wichtig.“
Laut einer Umfrage von Sermo verwenden derzeit etwa 20 % der Ärzte einen KI- oder virtuellen Schreiber, wobei die Akzeptanz immer größer wird.
7 Vorteile von virtuellen Assistenten für Ärzte im Gesundheitswesen
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vorteile des Einsatzes eines virtuellen HIPAA-Assistenten als eines Ihrer wichtigsten Instrumente für die Effizienz Ihrer Arztpraxis:
1. Sie können Ihnen mehrere Stunden pro Woche zurückgeben
Letztlich kann ein virtueller Assistent für Ärzte Ihnen viel Zeit sparen, indem er den Arzt von administrativen Aufgaben entlastet.
Eine Sermo-Umfrage ergab, dass 40 % der Ärzte glauben, dass sie durch den Einsatz eines HVA 5-10 Stunden einsparen würden. 26% glaubten, dass sie weniger als 5 Stunden einsparen würden, während 13% glaubten, dass sie 10 bis 20 Stunden einsparen würden. Auch wenn einige Ärzte skeptisch sind, hat eine JAMA-Studie ergeben, dass konsequente Nutzer von KI-Schreibern täglich 13 Minuten an Gesamtzeit in der elektronischen Patientenakte und 16 Minuten an Dokumentationszeit einsparen – eine Zeitersparnis, die sich über eine ganze Klinikwoche hinweg deutlich summieren kann.
Darüber hinaus glauben laut unserer Sermo-Umfrage 38 % der Ärzte, dass die Inanspruchnahme eines VA zwar nicht unbedingt zu höheren Einnahmen geführt hat, aber den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben deutlich reduziert hat.
Ein Bewohner der Intensivstation auf Sermo sagte: „Wenn ein HVA, ein Live-Schreiber oder ein KI-Tool zwei Stunden Ihres Tages zurückgewinnen kann, Ihre kognitive Belastung reduziert und es Ihnen ermöglicht, das Krankenhaus rechtzeitig zu verlassen, um Ihre Familie zu sehen, ist die Rendite unschätzbar.“
2. Sie können Burnout direkt reduzieren
Laut einer Sermo-Umfrage glauben 66 % der Ärzte, dass KI die administrative Belastung erheblich verringern kann, die neben der enormen klinischen Arbeitsbelastung die Hauptursache für Burnout ist. Zahlreiche Branchenstudien belegen, dass die Verringerung des Burnout bei virtuellen Assistenten ein wesentlicher Vorteil ist.
Eine dieser Studien, die in JAMA veröffentlicht wurde, ergab, dass nach 30 Tagen der Nutzung eines KI-Schreibers der Anteil der Ärzte, die über Burnout berichteten, um 13,1 Prozentpunkte zurückging (von 51,9 % auf 38,8 %), mit einer bereinigten Odds Ratio von 0,26 – was auf eine signifikant niedrigere Burnout-Wahrscheinlichkeit hinweist. Eine weitere Studie von Providence, die im Future Healthcare Journal veröffentlicht wurde, ergab, dass Ärzte, die einen KI-Dokumentationsassistenten verwendeten, einen Rückgang des Burnouts um 30,3 % und eine Verringerung der selbstberichteten Dokumentationszeit um 51,7 % meldeten.
Ein Augenarzt und Mitglied von Sermo äußerte sich wie folgt über die Notwendigkeit der Automatisierung, um Burnout zu vermeiden: „Der Verwaltungsaufwand ist zu einem Gift für den Berufsstand geworden und macht Ärzte zu Luxus-Sekretären auf Kosten der reinen Pflege. Wenn wir doppelt so viel Zeit am Bildschirm verbringen wie vor dem Patienten, wird das Delegieren von Kodierungen und Erinnerungen zu einer Frage des mentalen Überlebens.“
3. Sie können weit weniger kosten als interne Mitarbeiter
Die Kosteneinsparungen für virtuelle Assistenten in Arztpraxen können sich aus der Verringerung der Gemeinkosten für die Einstellung von eigenem Personal ergeben.
Branchendaten zeigen, dass die Kosten für einen Vollzeitangestellten in der Verwaltung – unter Berücksichtigung von Gehalt, Lohnsteuer, Sozialleistungen, PTO, Software, Ausrüstung und Büroraum – in der Regel zwischen 80.000 und 100.000 Dollar pro Jahr liegen. Ein HVA kann dagegen weniger als die Hälfte dieses Betrags kosten, ohne die operative Integrität zu beeinträchtigen.
Diese Berechnung bedeutet, dass kleinere medizinische Gruppen und Einzelpraxen bis zu 80% pro Jahr für jede Unterstützungsposition sparen können.
4. Sie können die Aufgaben erledigen, die Ihnen am meisten Energie rauben
Wie eine Umfrage von Sermo ergab, können virtuelle Assistenten viele der sich wiederholenden, zeitintensiven Aufgaben übernehmen, die am meisten zur Ermüdung der Ärzte beitragen. Auf die Frage, bei welchen „hochwertigen“ Aufgaben virtuelle Assistenten am meisten helfen, gaben nur 6 % der Sermo-Mitglieder das Überweisungsmanagement an, während 15 % die Terminplanung und Rechnungsstellung nannten und 19 % die Posteingangstriage (z. B. einfache Patientennachrichten).
Andere zeitintensive Aufgaben, die VAs für Sie übernehmen können, sind Vorabgenehmigungen, Nachfüllanträge und Routinedokumentation.
Ein Mitglied von Sermo meint jedoch: „Ein gut ausgebildeter virtueller Assistent kann die Überlastung des Posteingangs, die Ermüdung der Dokumentation und die Ineffizienz bei der Terminplanung erheblich reduzieren, aber die Praxen brauchen dennoch klare Protokolle, eine gute Kommunikation und ein starkes Augenmerk auf die Datensicherheit und die Einhaltung des HIPAA.“
5. So können Sie sich wieder auf die Patienten konzentrieren
Unsere Sermo-Umfrage hat ergeben, dass 46 % der Ärzte den größten Vorteil von KI-Verwaltungstools darin sehen, dass sie mehr Zeit mit ihren Patienten verbringen können.
Umfragen von Sermo haben auch ergeben, dass der größte Vorteil, den sich Ärzte von virtuellen Assistenten und KI-Tools versprechen, darin besteht, dass sie mehr Zeit für ihre Patienten haben. In einer Umfrage gaben 12 % der Ärzte an, dass sie dank eines virtuellen Assistenten zwei bis drei Patienten mehr pro Tag betreuen können.
Ein Facharzt für Anästhesiologie und Intensivmedizin erklärte in der Sermo-Community: „Neue KI-Tools, die uns Stunden sparen, die wir stattdessen mit unseren Patienten verbringen können, sind sehr interessant!“
6. Sie können sich mit Ihrer Praxis vergrößern und verkleinern
Virtuelle Assistenten können mit Ihrem Betrieb mitwachsen, im Gegensatz zu einer internen Einstellung.
Ein zuverlässiger VA ist in der Lage, Urlaubswochen, saisonale Schwankungen und Urlaube von Partnern abzudecken, so dass Sie keine festen Mitarbeiter mehr benötigen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, erweiterte telemedizinische Möglichkeiten anzubieten und neue Praxisstandorte zu eröffnen, ohne sie auszubauen.
Dieser Vorteil ist besonders hilfreich für kleine Gruppen und Einzelpraxen, die eine äußerst flexible Lösung benötigen.
7. Sie können die Arbeit nach Feierabend auffangen, die den meisten Praxen entgeht
In einem Bericht wurde festgestellt, dass 11 % der Patientenanrufe außerhalb der Geschäftszeiten erfolgen – Anrufe, die vielen Praxen völlig entgehen oder auf der Mailbox landen. Menschliche VAs, die länger arbeiten, oder KI-gestützte Lösungen, die 24/7 arbeiten, können diese Anrufe auffangen.
Eine effektive Lösung ist nicht nur in der Lage, Terminanfragen entgegenzunehmen, sondern auch dringende Fragen zu beantworten und eine konsistente Patientenkommunikation zu jeder Zeit aufrechtzuerhalten.
Dieser Vorteil ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, den Umsatz zu steigern und nicht nur die Kosten für virtuelle Assistenten für Ärzte zu senken.
Die besten virtuellen Assistenten im Gesundheitswesen für Ärzte im Jahr 2026
Zu den besten virtuellen Assistenten für Ärzte gehören entweder menschliche VAs, KI-Schreiber oder Mischformen aus beiden Modellen. Zu den besten Marken gehören KI-Tools wie Abridge und menschliche Plattformen wie Hello Rache.
Die folgende Liste ist eine Orientierungshilfe, die Ihnen helfen soll, das richtige Tool zu finden, und keine Empfehlung für ein bestimmtes Tool. Stattdessen empfehlen wir Ihnen, ein Tool auf der Grundlage von Faktoren wie Praxisgröße und Fachgebiet, EHR-Anforderungen und den spezifischen Verwaltungsaufgaben, die Sie am meisten vereinfachen müssen, auszuwählen. Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie immer gründlich recherchieren, um Ihre Entscheidung zu untermauern.
KI-Umgebungsschreiber für Echtzeit-Dokumentation
Ein KI-Schreiber für Ärzte kann helfen, Dokumentationsaufgaben zu automatisieren. Einige Sermo-Mitglieder haben darüber gesprochen, wie gerne sie diese Tools nutzen, wie z.B. ein Hausarzt , der auf Sermo erklärte: „Ich habe den virtuellen Schreiber benutzt, der mir insgesamt gut gefällt, und ich werde mir jetzt auch die virtuelle Assistenz ansehen.“
Einige Beispiele sind:
- Abridge: Diese Lösung bietet eine krankenhausspezifische KI-Dokumentation mit Epic-Einbindung und ist ein beliebtes Tool für akademische Zentren und große Gesundheitssysteme mit einer intuitiven Benutzeroberfläche.
- Microsoft Dragon Copilot: Eine weitere Option für große Systeme ist diese unternehmensweite KI-Lösung, die gut etabliert ist und sich für Praxen eignet, die Microsoft- und Nuance-Workflows verwenden.
- Befreit: Ebenfalls für kleinere Praxen bietet dieser KI-Schreiber, der direkt zum Arzt geht, Unterstützung bei der Kodierung sowie EHR-Push und die Erstellung von Notizen.
- Glas Gesundheit: Dieses Tool eignet sich hervorragend für die Kombination von Dokumentation und klinischem Denken durch die Erstellung von Notizen, Bewertungen und Diagnosen in der Umgebung.
Menschliche virtuelle medizinische Assistenten für externe Mitarbeiter
Während KI für viele Anwendungen geeignet sein mag, sind menschliche virtuelle Assistenten für die Kommunikation und andere Aufgaben, die eine menschliche Note erfordern, oft die bessere Wahl.
Ein Arzt für Kinder- und Jugendmedizin sagte zu Sermo: „Ich bevorzuge eine Empfangsdame, die das ‚Gesicht‘ der Praxis ist, die den Patienten ‚Wärme‘ bietet und eine Million kleiner Dinge, die ein Computer nicht kann.“
Beispiele für HVAs sind:
- Hallo Rache: Dies ist eine auf den Philippinen ansässige HVA-Agentur, die mit Absolventen des Gesundheitswesens besetzt ist, die eine HIPAA-Schulung und -Zertifizierung absolviert haben und zu einem pauschalen Stundensatz zur Verfügung stehen.
- MEDVA: Die von Ärzten gegründete hybride Lösung MEDVA nutzt Menschen, die mit KI-gestützten Tools ausgestattet sind, um Empfangs-, Abrechnungs-, Schreib- und Patientenüberwachungsdienste anzubieten.
- Portiva: Virtuelle Schreiber bieten Echtzeit-Dokumentation und Terminvereinbarungen mit Patienten innerhalb der EHR.
Hybride KI und menschliche Modelle
Manchmal ist eine Mischung aus Mensch und KI am besten, wie z.B.:
- ScribeRyteAI: Bietet KI-Optimierung mit menschlicher Validierung, um die Effizienz der KI angemessen zu überwachen.
- Pflege VMA Gesundheit: Ärzte, die spanischsprachige VAs brauchen, werden diese Lösung mögen, die VAs hat, die für die Arbeit mit KI-Tools und in großen EHRs wie Athena und Epic ausgebildet sind.
Denken Sie daran, dass diese Lösungen möglicherweise eine kostenlose Testversion oder ein Pilotprojekt anbieten, und wenn dies der Fall ist, sollten Sie sich nicht langfristig binden, bevor Sie die Lösung ausprobiert haben. Die Empfehlungen von Sermo können Ihnen auch dabei helfen, die richtige Wahl auf der Grundlage der persönlichen Erfahrungen von Ärzten in Ihrem Fachgebiet zu treffen.
Worauf Sie vor der Anschaffung eines virtuellen Gesundheitsassistenten achten sollten
Es gibt zahlreiche Dinge, auf die Sie bei einem virtuellen medizinischen Assistenten achten sollten, z. B. die Einhaltung des HIPAA, die einfache Integration und das richtige Modell (KI, Mensch oder Hybrid). Der richtige Ansatz wird Ihnen helfen, die richtige Wahl für Ihre Praxis zu treffen.
Hier sind einige Dinge, auf die Sie bei Ihrer Auswahl achten sollten:
- Die Einhaltung des HIPAA ist nicht verhandelbar. Sermo-Mitglieder wie dieser Psychiater betonen die Notwendigkeit, dass VAs HIPAA-konform sein müssen: „Ich habe sie nie benutzt, aber ich wäre besorgt über HIPAA-Probleme und die angemessene Weiterleitung von Nachrichten und die Festlegung von Abrechnungscodes.
- Die Implementierung dauert länger als von den Anbietern behauptet. Die meisten Praxen benötigen vier bis acht Wochen, um virtuelle Assistenten erfolgreich in ihre Arbeitsabläufe zu integrieren, eine ordnungsgemäße Übergabe zu ermöglichen und die EHR-Schulung abzuschließen. In Umfragen von Sermo gaben 34% der Ärzte an, dass die größte Hürde bei der Einführung von HVA die Schulung sei, und 20% nannten die technische Einrichtung.
- AI-Schreiber sind nicht für jeden Besuch geeignet. Darüber hinaus ergab die Sermo-Umfrage, dass 21% der Ärzte sich Sorgen über die Beeinträchtigung der Privatsphäre ihrer Patienten machen und 18% befürchten, dass die Patienten die Kommunikation mit dem „Vermittler“ frustrierend finden könnten. Ein anderes Sermo-Mitglied und Psychiater hält KI-Schreiber für einen „Ersatz aus der Schublade“, der kritisches Denken ausschalten kann. Sie sollten sich also für menschliche VAs entscheiden, wenn Sie persönliche Kommunikation oder Argumentation in der Dokumentation benötigen.
- Die billigste Option ist selten die richtige. VA-Anbieter sind nicht alle gleich. Einige bieten eine bessere Qualität, Unterstützung und Schulung als andere, so dass eine billigere Option möglicherweise mehr Nachschulung und Implementierung erfordert als ein Tool zu einem höheren Preis.
- Die Workflow-Integration ist wichtiger als die Auswahl der Werkzeuge. VAs, die nicht richtig in Ihre Abläufe integriert sind, führen zu mehr Reibungsverlusten, so dass die Integrationsfähigkeit genauso wichtig ist wie jeder andere zu berücksichtigende Faktor.
Pilotieren Sie den richtigen virtuellen Gesundheitsassistenten, um Verwaltungsaufgaben zu optimieren
Wenn Sie die Vorteile virtueller Assistenten für Ärzte kennen, können Sie leichter entscheiden, ob diese Art von Lösung für Ihre Praxis geeignet ist. Wenn Sie sich für einen virtuellen Assistenten entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass er einfach zu implementieren und mit Ihren Arbeitsabläufen kompatibel ist.
Wie ein Sermo-Pädiater und Allgemeinmediziner es ausdrückte: „Virtuelle Assistenten im Gesundheitswesen sind nicht nur eine vorübergehende Lösung: Sie verringern den Verwaltungsaufwand, reduzieren Burnout und verbessern die Effizienz. Langfristig scheinen sie in der modernen medizinischen Praxis eher ein unverzichtbares Werkzeug als eine vorübergehende Lösung zu sein.“
Ein VA ist letztendlich eine Überlegung wert, und ein 90-tägiger Pilotversuch kann Ihnen ein gutes Gefühl dafür geben, ob eine Lösung für Ihre Praxis geeignet ist.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, welche Lösungen erfahrene Ärzte bevorzugen und welche nicht so gut abschneiden, und wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihr eigenes virtuelles Assistenten-Setup strukturieren können, schließen Sie sich der Sermo-Community an und beteiligen Sie sich an der Diskussion.
